Spendeanalys är en metod som används av företag för att spåra hur pengar spenderas av företaget, med det slutliga målet att minska utgifterna. Information om leverantörer, inköp och beställningar organiseras och analyseras sedan för mönster. På grund av de enorma mängderna information det handlar om använder de flesta företag specialiserad programvara för att utföra utgiftsanalyser.
Processen att samla in och analysera data är svårare än det först verkar. För att utgiftsanalysen ska vara effektiv måste alla aspekter av ett företags utgiftsmönster beaktas. Denna information lagras vanligtvis i diskreta datorsystem inom varje division av företaget. Indelningarna kan vara åtskilda av både avstånd och språk. Att samla in all denna data och organisera den i ett användbart format kräver stora utgifter för tid och pengar.
Mycket av komplexiteten kan tas bort genom att använda programvara för att underlätta analys av utgifter. Den första programvaran för utgiftsanalys skapades i början av 2000-talet. Även om det fortfarande är mycket dyrt, tar programvaran bort behovet av mänskligt arbete och skapar ett enkelt gränssnitt för att komma åt den resulterande informationen.
Programvaran fungerar genom att hämta data från befintliga registerföringssystem. Dessa kan vara enkla kalkylblad, lagerdata eller andra källor. Dessa data rensas sedan, vilket innebär att formateringen är standardiserad, dubbletter av poster slås samman och saknade detaljer hittas. Programvaran klassificerar sedan data enligt industristandarder och standarder som specificeras av företaget. Inköpsspecialister kan sedan komma åt data för rapporter och analys.
En viktig aspekt av utgiftsanalys är att utvärdera leverantörer. Utgiftsanalys kan visa vilka leverantörer som får mest pengar från företaget. Företaget kan använda denna information för att förhandla om bättre affärer eller för att omförhandla kontrakt. De flesta företag har föredragna leverantörer, leverantörer som erbjuder den bästa servicen eller reducerade priser för att köpa i bulk. Analyser kan avslöja att varor eller tjänster som för närvarande köps från en icke-föredragen leverantör kan köpas från en föredragen leverantör för mindre.
Företaget kan också köpa liknande varor eller tjänster från flera leverantörer. Detta är känt som fragmenterad vara. Pengar kan sparas genom att göra ett stort köp från en enda leverantör snarare än en serie små inköp från flera leverantörer.
Utgiftsanalys hjälper också till att identifiera maverick-utgifter. Detta inträffar när inköp görs som inte omfattas av kontrakt. Utan avtal debiteras företaget fullt pris snarare än det förhandlade priset som anges i ett stående avtal med en föredragen leverantör. Denna typ av utgifter kan kosta ett företag mycket pengar över tid.