Total utskriftshantering skiljer sig från genomsnittliga utskriftshanteringsaktiviteter genom att det är en djupgående bedömning av skrivarinfrastrukturens produktivitet. Den tar hänsyn till hårdvara, mjukvara och praktiska utskriftstjänster när den avgör hur väl dessa tjänster fungerar. Total utskriftshantering kan öka kvaliteten och lönsamheten för en utskrift. Om en företagsägare lägger ut den totala utskriftshanteringen på ett annat företag kan han kanske få förslag på hur han kan göra sin utskriftsmiljö mer lönsam efter att ha granskat produktivitetsbedömningar och gjort efterföljande operativa förändringar.
Genom att investera i total utskriftshantering kan administratörer kanske göra sitt utskriftsnätverk mer effektivt och hanterbart. Vissa rapporter tyder på att företag kan sänka sina utskriftskostnader med så mycket som 30 %. Förslag för att hantera produktiviteten kan inkludera att köpa ny multifunktionell utrustning eller helt enkelt omkonfigurera gammal utrustning och flytta den. Skulle en tryckeriadministratör göra ändringar som dessa kan andelen besparingar och lönsamhet öka ännu mer.
Print total management kan ge en praktisk bild av en utskriftsoperation. Till exempel kan rapporter som beskriver skrivaranvändningen ge en administratör insikt i hur väl och hur ofta hans skrivare används. Med hjälp av dessa rapporter kan han kanske effektivisera verksamheten så att effektiv skrivaranvändning maximeras. Nästan varje aspekt av en utskriftsoperation kan kontrolleras och hanteras genom ett komplett utskriftshanteringsprogram, från orderingång och leverans till lagerhantering och intern mjuk kostnadsreduktion.
Ett totalt program för utskriftshantering kan direkt påverka personer som är involverade i utskriftstjänster, från kunder till IT-specialister. Eftersom total utskriftshantering kan erbjuda administratörer möjligheten att förbättra sina supporttjänster, kan IT-specialister få sina jobb lättare och ägna mindre tid åt att felsöka utskriftsproblem. Detta frigör tid för specialisterna att optimera utskriftstjänsterna. Därefter kan kunder njuta av ökad och snabbare produktion av dokument, om de använder de tjänster som informationstekniker upprätthåller under det totala utskriftshanteringsprogrammet.
Dessutom kan ett program ge administratörer portföljer och profiler. I dessa kan nya utskriftshanteringsstrategier rekommenderas till administratörer som vill öka produktiviteten och spara pengar, samt tillhandahålla de bästa möjliga utskriftstjänsterna till kunderna. Med denna information kan oväntade reparationskostnader hanteras och undvikas. Risker kan minimeras genom att spåra tillgångar och redovisa varje driftskostnad. Framtida verksamhet kan också planeras med prognoser inom både expansion och teknik.