Statlig upphandling är en process som används av enskilda stater för att skaffa förnödenheter, personal och utrustning som de behöver. Det statliga upphandlingskontoret kan hantera upphandling av allt för alla statliga myndigheter, från kontoren för statliga representanter som behöver pennor till statens vägpersonal som kräver bulldozers, eller så kan det tillåta enskilda statliga myndigheter att ta hand om sina egna upphandlingsbehov, övervaka upphandlingen politik i hela staten. Varje dag kan ett statligt inköpskontor få allt från färg till sina broar till medicinsk utrustning för statliga sjukhus.
Upphandling kan vara en komplex process. Upphandlare ansvarar för att tillgodose de behov som uppmärksammas av upphandlingskontoret. Statsanställda kan förse kontoret med inköpsorder med mycket specifika förfrågningar, eller så kan de kontakta det statliga upphandlingskontoret för att få hjälp med att avgöra vad som kommer att möta deras behov och att hitta det bästa alternativet. För esoteriska föremål kan det statliga upphandlingskontoret göra omfattande efterforskningar för att avgöra det bästa köpet.
Förutom att skaffa varor och tjänster för staten genom köp, uthyrning eller handel, fastställer det statliga upphandlingskontoret också policyer. Till exempel kan upphandlingskontoret diktera att när statliga myndigheter behöver utrustning ska de först skicka ut begäran till andra myndigheter för att se om dessa myndigheter har använt och fungerande utrustning som de skulle vilja sälja eller byta. Likaså kan det statliga upphandlingskontoret utfärda ett direktiv om att varor ska erhållas från tillhandahållare i staten, om det överhuvudtaget är möjligt, eller att även statlig upphandling ska betona miljöansvar genom att välja varor som är miljövänliga.
När ett statligt upphandlingskontor behöver skaffa något öppnar det förfrågan för anbud. Till exempel, om vägpersonal behöver nya fordon, skulle det statliga upphandlingskontoret ange att det har ett kontrakt för att tillhandahålla vägfordon som är tillgängligt. Företag som tillverkar, leasar eller säljer fordon skulle ha en möjlighet att bjuda på möjligheten att tillhandahålla fordon till staten, där upphandlingskontoret granskar anbuden för att avgöra det bästa valet. Eftersom statliga kontrakt kan vara mycket lukrativa, kan anbudsprocessen bli ganska konkurrenskraftig.
Vanligtvis har kontoret sitt huvudkontor i delstatens huvudstad. Detta är praktiskt för statliga myndigheter som också har sitt huvudkontor i huvudstaden, eftersom det gör det enkelt att hålla kontakten med upphandlingskontoret. Filialkontor kan finnas i andra regioner i staten, tillsammans med lager för förnödenheter.