Det är ofta liten variation mellan inköpsordervillkoren i många olika branscher. Villkoren är oftast desamma, men de är ofta anpassade till branschen och mellan parter. Nyckeltermerna börjar ofta med pris, betalningsvillkor och leverans. Därefter behandlas varor och tjänster, förpackningar och inspektion. Slutligen, ursäktliga förseningar, risk för förlust och garantier är några av standardvillkoren för inköpsorder som finns i de återstående klausulerna i avtalet. Köparen och säljaren undertecknar en inköpsorder, som kodifierar villkoren och utgör grunden för ett kontrakt.
Köpordervillkor anger ofta pris och betalningsvillkor i början av dokumentet. Vissa villkor som handlar om prissättning kommer att ange vilken betalningsvaluta säljaren kan förvänta sig. Det kan också anvisa säljaren att skicka in en faktura för att få betalning, ofta inom 30 dagar efter leverans. Leveransvillkoren bör inkludera leveransplats och datum eller antal dagar varorna och tjänsterna ska levereras efter att säljaren undertecknat inköpsordern.
För att undvika förvirring och för att tydligt definiera förväntningar är varor och tjänster ofta en av standardvillkoren för inköpsorder. Detta är en grundläggande beskrivning av de materiella föremål eller arbete som säljaren går med på att leverera. Förpackningsvillkor ingår ofta för att garantera att varorna inte skadas under transporten. Besiktning är det sätt på vilket köparen kan säkerställa att varan inte skadats, och köparen kan vanligtvis acceptera eller neka leveransvarorna inom en rimlig tidsram.
En stor fråga när det gäller inköpsordervillkoren är risken för förlust. Säljaren eller köparen måste vara ekonomiskt ansvarig för skador eller defekter på varorna och tjänsterna fram till leverans och det är ofta säljaren som bär risken för förlust. Vissa omständigheter är utom kontroll av båda parter, till exempel en naturkatastrof, som ofta försenar leveransen av varor eller tjänster. Under ursäktliga förseningar har köparen rätt att säga upp avtalet eller förlänga leveransdatumet. Säljaren måste ofta teckna garantier som en del av köpordervillkoren, som anger äganderätt till de levererade varorna och tjänsterna samt att de är fria från defekter och lämpliga att användas.
Uppsägningsbestämmelserna för en inköpsorder kommer vanligtvis att gynna köparen. Till exempel kan en inköpsorderperiod ge köparen rätt att avbryta beställningen före leverans eller leverans. Det är viktigt att granska alla villkor för en inköpsorder noggrant, eftersom de kan gynna endast en av parterna tills mer rättvisa villkor har förhandlats fram.