Medan termerna kvalitetssäkring och kvalitetskontroll ibland används omväxlande, är faktum att varje term hänvisar till specifika funktioner inom den övergripande processen för att hantera kvalitetsprocessen inom alla typer av verksamhet. Medan den ena är fokuserad på skapandet av den kvalitetsprocessen, är den andra fokuserad på hanteringen av den processen så att de uttalade målen för verksamheten förverkligas. Detta gäller särskilt hur företaget fungerar internt och hur den verksamheten i slutändan resulterar i produktion av varor eller tjänster som möter konsumenternas behov.
Det är ofta bra att tänka på kvalitetssäkring och kvalitetskontroll som logiska faser i den övergripande processen att leverera produkter till köpare. Kvalitetssäkring börjar med definitionen av policyer och procedurer som styr valet av råvaror för tillverkningsprocessen. Samtidigt har denna fas också att göra med utvecklingen av en logisk produktionssekvens som säkerställer kvaliteten på varorna under produkten vid varje steg inom den sekvensen. Löpande kvalitetssäkring innefattar uppgiften att utvärdera den befintliga verksamhetsstrukturen inklusive råvarorna och avgöra om processen behöver justeras eller anpassas för att förbättra kvaliteten på de färdiga produkterna.
Kvalitetskontroll fungerar som ett sätt att säkerställa att de processer som införts under kvalitetssäkringsfasen faktiskt utnyttjas på bästa sätt. Detta innebär att man tittar noga på hur råvaror hanteras, identifierar möjliga föroreningspunkter eller något annat haveri i processen som kan resultera i produktion av en sämre produkt. Här är målet att arbeta inom den etablerade ordningen så att företaget förverkligar sina mål att ta fram kvalitetsprodukter, ett drag som i huvudsak fullbordar den övergripande uppgift som både kvalitetssäkring och kvalitetskontroll är utformade för att utföra.
En av anledningarna till att många använder kvalitetssäkring och kvalitetskontroll omväxlande är att det ofta finns en stor överlappning när det gäller den personal som engagerar sig i varje fas. I mindre företag kan en kvalitetskontrollperson också ha ansvaret för att utforma produktionsprocessen samt se till att den följs. Vid andra tillfällen kan kvalitetssäkrings- och kvalitetskontrollpersonal båda tjäna i ett enat kvalitetsteam, en strategi som gör att varje part gemensamt kan fatta beslut om produktionsprocessen och dess underhåll.