Skillnaden mellan dotterbolags- och huvudbokskonton är funktionell. Ett företags huvudbok är boken över toppkonton som utgör dess redovisningssystem. Delboken är ett underkonto till ett huvudbokskonto. Huvudböcker registrerar posttransaktioner i huvudkontokategorier. Dotterbolagsreskontra ger information om en av dessa rader och skapar ett separat minikonto för artikeln som kan spåra transaktioner som är specifika för den ena artikeln.
Alla företag är skyldiga att upprätthålla ett bokföringssystem av statliga myndigheter. Mindre företag för böcker så att skattemyndigheterna kan samla in försäljnings-, anställnings- och inkomstskatter på periodisk basis. Stora offentliga företag har dessa skyldigheter och är också skyldiga av statliga värdepapperstillsynsmyndigheter att upprätthålla ett bokföringssystem för att rapportera företagets finansiella ställning till investerare. Även om icke-offentliga företag tekniskt sett kan upprätthålla alla slags bokföringssystem som korrekt återspeglar intäkter och kostnader, anpassar många sina system till de standarder som fastställts av offentliga företag. Offentliga företag använder ett system med dubbel bokföring som överensstämmer med de standarder som fastställts av internationella och nationella granskningsnämnder för redovisningsstandarder.
Dubbel bokföring är ett system som spårar sju typer av konton:
tillgångar
skulder
intäkter
kostnader
vinster
förluster
ägarens kapital
Dessa konton kallas gemensamt för huvudboken. Huvudboken upprätthåller allmänna konton som faller under de sju kontokategorierna. Till exempel har företag vanligtvis huvudbokkonton för anläggningstillgångar, omsättningstillgångar, kortfristiga skulder, långfristiga skulder, försäljningsintäkter och administrativa kostnader. Anteckningar görs på dessa konton med hjälp av kvittningsdebet- och kreditnoteringar.
Eftersom huvudbokskontona är konton i toppskiktet som kan innehålla underkomponenter, används underordnade redovisningar för att tillhandahålla underbyggande detaljer till en kontorad. Dotterbolags- och huvudbokskonton har ett beroendeförhållande, men sättet som en person hanterar de två typerna av konton och anger information är detsamma. Skillnaden mellan dotterbolags- och huvudbokskonton ligger helt enkelt i hur kontona används.
Till exempel skulle en grossist vanligtvis ha ett intäktskonto för försäljning. Detta konto är ett huvudbokkonto, eftersom det samlar in all försäljningsinformation per period. Grossisten har sannolikt kundkonton, men som utgör försäljningssiffrorna och kan listas i huvudboken genom att placera varje kund på en separat rad med det totala försäljningsbeloppet för varje kund för året. I redovisningssystemet kan huvudbokförsäljningskontot ha biredovisningar för varje kund. De individuella transaktionerna som är specifika för den kunden skulle registreras på kundens underordnade reskontrakonto som en detalj av det totala belopp som registrerats i huvudboken.
Dotterbolags- och huvudbokskonton kontrollerar och balanserar varandra. Den huvudboksrad som huvudboken detaljerar kallas för kontrollkontot. Summan av transaktionerna i huvudboken måste vara lika med beloppet på motsvarande rad på huvudbokkontot så att kontona förblir i balans.