Det finns ett antal skillnader mellan en telefonsvarare och röstbrevlåda, även om båda systemen är utformade för att utföra samma grundläggande uppgift. En telefonsvarare är vanligtvis en fysisk enhet som spelar in meddelanden, antingen som en del av en befintlig telefon eller som en separat enhet. Röstbrevlåda, å andra sidan, är en tjänst som gör att någon kan få meddelanden inspelade på en separat server eller system, varifrån användaren sedan kan komma åt sina meddelanden från en avlägsen plats. Även om de är utformade för att uppnå samma mål, skiljer sig en telefonsvarare och röstbrevlåda i hur en person kommer åt meddelanden, var meddelandena lagras och hur de kan nås av inkommande uppringare.
En av de stora skillnaderna mellan en telefonsvarare och röstbrevlåda är hur en person kan komma åt sparade meddelanden. Eftersom en telefonsvarare är en fysisk enhet som vanligtvis är placerad med en telefon, kan någon vanligtvis trycka på en knapp på enheten för att höra meddelanden. Denna typ av maskin kan eventuellt också nås via en fjärrtelefonlinje, även om detta beror på telefonsvararens modell. Röstbrevlåda, å andra sidan, kan vanligtvis nås via telefoner och datorer eftersom det är ett fjärrsystem, vilket gör att någon lättare kan höra hans eller hennes meddelanden nästan var som helst.
Denna skillnad i hur de två lagringsmetoderna nås beror till stor del på hur meddelanden lagras i dessa system. Med en telefonsvarare spelas ett meddelande in och lagras i själva den fysiska enheten. Röstbrevlåda tillhandahåller dock en tjänst genom vilken en uppringare överförs till ett separat system där meddelanden tas emot och spelas in. Det innebär att inspelade meddelanden kan nås direkt från en telefonsvarare, medan någon måste komma åt ett externt system för att lyssna på röstmeddelanden. Även om en sådan skillnad mellan en telefonsvarare och röstbrevlåda kan vara försumbar för vissa människor, kan den väcka oro för andra angående säkerheten för meddelanden i ett röstmeddelandesystem.
Syftet med både telefonsvarare och röstbrevlåda är att låta någon som ringer lämna ett meddelande när ingen svarar i telefonen. Med en telefonsvarare, så länge ingen är på telefonlinjen och ingen svarar, hänvisas samtalet till maskinen, som sedan spelar in ett meddelande från den som ringer. De flesta telefonsvarare kan dock inte spela in ett meddelande från en uppringare om någon är i telefonen och inte kan svara på det inkommande samtalet. Röstbrevlådan överför dock vanligtvis det inkommande samtalet till röstbrevlådan, vilket gör att uppringare kan lämna ett meddelande även när mottagaren redan är i telefonen när det andra samtalet kommer in.