Röst-e-post är en typ av e-postprogram där man kan spela in ett meddelande genom att prata i en mikrofon på en dator, smartphone eller pocket PC och skicka det till vem som helst via en traditionell e-postklient. Mottagaren behöver då bara öppna meddelandet och slå på sina högtalare för att höra röstmeddelandet. Detta är praktiskt för personer som antingen inte kan skriva på grund av ett funktionshinder, eller som helt enkelt behöver skicka en hel del e-postmeddelanden och vill spara lite tid.
Röstmeddelande tar också bort en del av tvetydigheten som är inneboende i ett e-postmeddelande. Det är svårt att översätta tonen i ett meddelande från skärmen, och ofta blir folk kränkta eller upprörda av något skrivet i ett e-postmeddelande som inte var menat att vara stötande. E-postmeddelanden där man faktiskt kan höra meddelandet talas upp av avsändaren är mycket mer benägna att förstås som avsett.
Programvara för röste-post är relativt enkla. De installeras på datorn och länkas sedan till en traditionell e-postadress. När användaren är redo att skriva ett e-postmeddelande trycker han eller hon helt enkelt på en ”inspelnings”-knapp på datorskärmen och börjar prata i mikrofonen. Användaren kan pausa eller starta om inspelningen efter behov, och vissa program låter användaren skarva ihop olika ljudstycken.
När användaren har slutfört inspelningen komprimerar programvaran ljudfilen till en liten fil, vanligtvis en .MP3-, .WAV- eller .GSM-fil. Ljudfilen sparas och bifogas mejlet, där eventuella ytterligare kommentarer kan skrivas om så önskas. Dessa filtyper kan spelas upp av nästan alla datorer, såväl som mobiltelefoner och andra ljudenheter. Mycket lite teknisk kunskap krävs för att använda ett av dessa program.
Röstmejlet skickas sedan till mottagaren eller gruppen av mottagare. När han eller hon tar emot det behöver han bara klicka på ”spela upp” och slå på högtalarna för att lyssna på e-postmeddelandet. Han kan sedan skriva ett traditionellt e-postmeddelande som svar, eller, om han har programvaran installerad, spela in ytterligare ett röstmeddelande för att svara. Filerna kan sedan sparas och spelas upp igen vid behov. Dessutom kan vissa program använda tal-till-text-funktioner för att konvertera den talade ljudfilen till en textfil. För alla som vill spara tid när de skriver och skickar e-postmeddelanden kan programvara för röstmeddelanden vara ett utmärkt val, även om det har nackdelen att det är svårare att redigera om man gör ett misstag.