”Referensvillkor” hänvisar till samlingen av grundläggande begrepp som hjälper till att definiera orsaken till genomförandet av någon form av projekt eller program. Vanligtvis kommer villkoren att täcka alla grundläggande aspekter relaterade till projektet, inklusive bakgrunden och historien som ledde till skapandet av projektet, definiera dess mål och i vissa fall beskriva hur det slutliga syftet med projektet kommer att uppnås. I denna mening ger uppdragsbeskrivningen en plan för projektet som ger ansträngningen viss substans och form, även om det normalt finns förväntningar på att projektet kommer att uppleva en viss tillväxt och förändring på vägen.
De exakta delarna som identifieras som uppdragsbeskrivning kommer att variera något från ett projekt till ett annat. Eftersom ett projekt kan vara en pågående insats eller något som är av relativt kort sikt, kommer även omfattningen av aktiviteter som omfattas av dessa villkor att variera. Oavsett om projektet består av något som inte kräver mer än ett fåtal nämndmöten eller innebär bildandet av en insatsstyrka som fungerar under flera år, finns det några grundläggande moment som sannolikt kommer att ingå.
I grunden för uppdragsbeskrivningen ligger definitionen av varför projektet genomförs i första hand. Detta innebär vanligtvis att man formulerar bakgrunden och historien fram till beslutet att bilda kommittén eller arbetsgruppen. Tillsammans med skapandet av den grunden kommer mandatet även att omfatta utveckling av specifika mål och mål som kommittén ska försöka uppnå som en del av sitt arbete. Inom ramen för att definiera dessa mål finns det ofta skapandet av visioner och uppdragsbeskrivningar som bidrar till att ge en viss grad av fokus och form åt kommittéledamöternas pågående arbete.
Mandatet kommer också att ta upp andra faktorer som är nyckeln till projektets framgång. Detta inkluderar att identifiera vilka som kommer att vara involverade i själva projektet, både när det gäller att aktivt delta i kommittén och vem som ska erbjuda stöd till den kommittén. Att identifiera de resurser som behövs för att nå målen är också en väsentlig del av uppdragsbeskrivningen. Detta inkluderar resurser som ekonomi, arbetskraft och även material som krävs för att uppnå de önskade målen.
En sista komponent i uppdragsbeskrivningen har att göra med upprättandet av en tidslinje för slutförandet av väsentliga uppgifter relaterade till projektet. Tanken är att skapa ett sätt att mäta projektets framåtskridande genom insatser från kommittémedlemmarna. Sammantaget hjälper mandatet till att svara på frågorna om varför projektet äger rum, vad det hoppas uppnå, hur målen kommer att uppnås och även när specifika uppgifter som är relevanta för den slutliga framgången kommer att slutföras.