Redovisningscykeln är en serie steg som alltid följs i god redovisningssed. Stegen täcker hela processen från första insamling av data om transaktioner till den tidpunkt då kontona är slutförda. Redovisningscykeln sker alltså en gång under varje rapporteringsperiod, det vill säga det intervall med vilket konton produceras. Längden på rapporteringsperioden kan vara så kort som en vecka för ett större företag till ett år för en egenföretagare med få transaktioner. Redovisningscykeln gäller mest direkt för manuell redovisning, känd som bokföring, även om de allmänna principerna täcks av datoriserade redovisningsmetoder.
Antalet steg i redovisningscykeln beror på hur den är uppdelad. I den här förklaringen finns nio steg. Steg ett är att samla in data för transaktioner, till exempel kassaregistret i en butik eller de anställdas löner. Dessa delas ofta in i kategorier som bestäms av företagets redovisningssystem. Kategorierna kan till exempel omfatta olika butiker eller olika produkttyper.
Steg två är journalisering, som helt enkelt innebär att lägga till data till en löpande post, vanligtvis känd som den allmänna journalen eller boken för den ursprungliga posten. Steg tre innebär att summera siffrorna över hela rapporteringsperioden i det som kallas huvudboken. Steg fyra är att ta fram vad som kallas en ojusterad provbalans. Detta är helt enkelt en kontroll av att summan av alla kreditsaldon såsom intäkter och tillgångar är lika med summan av alla debetsaldon såsom kostnader och skulder. Om summan inte är lika är det ett tecken på att ett misstag har begåtts i processen och behöver identifieras och rättas till.
Steg fem är att anteckna eventuella justeringar i slutet av perioden, som inkluderar intäkter eller kostnader som har tjänats in eller uppkommit, men som ännu inte har registrerats. Steg sex är den justerade provbalansen, som upprepar processen från steg fyra men inkluderar periodavslutsjusteringarna. Återigen, kreditsaldon bör vara lika med debetsaldon.
Steg sju är att upprätta bokslut med de siffror som har bekräftats av steg sex. Steg åtta är att lägga till den totala vinst- eller förlustsiffran till företagets bokförda tillgångar, till exempel som ett tillägg till dess kassa. Detta innebär att pengarna från transaktioner under rapporteringsperioden är fullt ”bokförda” och inte visas i siffrorna för transaktioner under nästa period. Denna process kallas för att avsluta konton. Steg nio är att kontrollera att ändringarna som gjorts i steg åtta balansen är korrekta.