Samarbete i realtid är en typ av affärsverktyg som har kommit till allmän användning tack vare internets kraft. I grund och botten gör de olika typerna av webbsamarbetsverktyg det möjligt för människor som befinner sig på ett stort antal fysiska platser att mötas i en enda virtuell miljö och arbeta tillsammans i ett gemensamt projekt som om de befann sig i samma rum. Verktyg av denna typ kan användas som en del av ett internt nätverk inom ett företag som driver ett antal anläggningar runt om i världen, eller erhållas för användning från ett telekommunikationsföretag som tillhandahåller webbkonferenslösningar online tillsammans med ljudkonferensmöjligheter.
Ett grundläggande samarbetsverktyg i realtid gör det möjligt för deltagarna i mötet att aktivt delta i skapandet eller redigeringen av någon typ av dokument. Dokumentet kan vara ett förslag som förbereds för presentation för en ny kund, en bildpresentation som kommer att användas vid en kommande försäljnings- eller branschkonferens, eller till och med skapandet av något slags internt dokument som en personalhandbok. Vanligtvis har en individ som identifieras som gruppmoderator eller ledare förmågan att ge varje deltagare i mötet möjlighet att delta på något sätt, allt från att använda sin dator för att göra realtidsändringar i texten eller utseendet på dokumentet , för att delta i gruppchatt via en ljudanslutning eller snabbmeddelanden.
Denna typ av realtidssamarbete kallas ibland för whiteboarding eller whiteboardsamarbete. I huvudsak bygger processen på att antingen ladda upp dokumentet till servern hos företaget som är värd för konferenssessionen i realtid, eller använda så kallad skrivbordsdelning för att tillåta alla deltagare att se gruppledarens skrivbord. Ledaren visar dokumentet på sitt skrivbord så att alla kan se och ger sedan gruppmedlemmarna möjlighet att göra ändringar i dokumentet via konferensens gränssnitt. När ändringarna är gjorda kan ledaren spara ändringarna i källdokumentet precis som om redigeringarna gjordes på plats.
Beroende på strukturen för realtidssamarbetsverktyget som används, kan ljudinteraktionen tillhandahållas av ett kompletterande ljudkonferenssamtal som äger rum samtidigt med webbkonferenssessionen. Vid andra tillfällen tillhandahålls ljuddelen av mötet av en Voice over IP-anslutning som gör att moderatorn och deltagarna kan kommunicera med hjälp av högtalare och mikrofoner som är anslutna till stationära och bärbara datorer som används för att delta i det virtuella mötet. I båda scenarierna har moderatorn möjlighet att styra samarbetet i realtid genom att låsa mötet när all nödvändig personal är närvarande, och välja vem som har redigerings- och andra privilegier när som helst under sessionen.