Projektredovisning är en form av finansiell spårning som låter människor övervaka kostnader och intäkter i samband med ett specifikt projekt. Detta gör det möjligt för människor att hålla projekt på budget, hålla reda på förändringar i utgifter och identifiera problemområden så att de kan åtgärdas när projektet går framåt. Den här typen av bokföring skiljer sig från andra typer av bokföring eftersom den snarare än att täcka ett helt företag eller en specifik avdelning under en viss tidsperiod tar upp alla kostnader som är förknippade med ett projekt, så länge det tar.
Ett exempel kan ses i produktionsbokföring, där människor spårar utgifter i samband med film- och tv-produktion. Filmstudior vill spåra utgifter efter projekt eftersom de ger ett meningsfullt sätt att bedöma prestanda vid biljettkassan och kontrollera kostnaderna. Revisorer följer filmen under hela produktionen och hämtar data från alla avdelningar, från marknadsföring till garderob. De genererar regelbundna konton för att hålla folk informerade när det gäller hur mycket pengar som spenderas och hur väl filmen klarar budgetmålen.
I vissa fall krävs projektredovisning enligt lag. Statliga entreprenörer som slutför projekt på uppdrag av staten måste kunna dokumentera sina utgifter tydligt och i detalj, ge en uppdelning av projektspecifika utgifter. I andra fall, som med konstruktion, kan det vara ett användbart sätt att se på utgifter och hantera redovisningsärenden. Entreprenörer måste till exempel kunna ge korrekta uppskattningar till kunder, och de använder projektredovisning från tidigare jobb för att generera någorlunda nära förutsägelser om hur dyrt ett givet projekt kommer att bli.
Ett projektredovisningsteam kan vara stort, särskilt för något som spänner över flera avdelningar inom ett företag och som tar månader eller år att slutföra. En huvudrevisor är ansvarig för att övervaka supportpersonal inklusive andra revisorer, kontorister och administrativa assistenter. De kan behöva tillhandahålla information med ett ögonblicks varsel, och ibland hanterar de redovisning av flera projekt, beroende på strukturen i en organisation.
En projektledare, den person som fungerar som en kontaktpunkt och koordinering för ett projekt, förlitar sig på projektredovisning för att hålla projekt nära sina ursprungliga budgetuppskattningar, och använder även andra avdelningar för att se till att projekt slutförs inom en given tidsram. Om problem uppstår måste projektledaren kunna förklara saker som förseningar och kostnadsöverskridanden till belåtenhet för övervakande personal, som kan vara ansvarig inför investerare, statliga tjänstemän och andra intresserade parter.