Projektledningsprocessen innefattar planering, genomförande och kontroll av projekt genom deras början, mitt och slut. Processen för projektledning börjar med att definiera och avslutas med att avsluta. Under utförandestadiet kan justeringar av den ursprungliga planen bli nödvändiga. Framsteg bör alltid spåras under hela projektets varaktighet. Projektledningsprocessen kan sammanfattas i fem huvudsteg:
1. Att definiera projektets syfte, mål och önskat slutresultat är viktiga överväganden när man påbörjar projektledningsprocessen. Till exempel, om projektet är ett insamlingspaket för direktreklam som ska skickas över hela landet, kan syftet vara att få nya potentiella kunder och givare. Dess mål kan vara att inkludera ny produktreklaminformation för målgruppen. Det önskade resultatet kan vara att slå de tidigare resultatnivåerna för liknande paket.
2. Att beakta projektets begränsningar i form av budget och resurser bör lösas tidigt i processen för att undvika att slösa tid på att planera och utföra något som inte kan slutföras. Genom att till exempel använda direktreklamprojektet som beskrivs ovan bör copywritern få riktlinjer i sin kreativa brief. Annars kan han eller hon ta med idéer som inte kan genomföras inom budgetens begränsningar.
3. Att sätta ihop ett team och tilldela projektuppgifter med slutdatum är en avgörande del av ett processledningssystem. Även om en person kan vara ansvarig och ha ansvar för projektet, krävs det vanligtvis många anställda för att arbeta med olika delar av det. På företag kan ett arbetsprojekt involvera många olika avdelningar. Projektledare måste ofta arbeta med många olika avdelningschefer för att slutföra projekt.
4. Slutdatum för uppgifter behöver kontrolleras och följas upp av projektledaren. Under denna del av projektledningsprocessen måste chefen göra nödvändiga justeringar av sin ursprungliga plan. Projektledaren måste se till att allt blir klart i tid. Projektet måste definitivt vara i hans eller hennes kontroll. Att kontrollera resultatet av projektet kräver vanligtvis utmärkta organisations- och kommunikationsförmåga.
5. Att avsluta projektledningsprocessen är det sista steget. Alla lösa ändar måste knytas; pappersarbete måste lämnas in och lämpliga betalningar göras till entreprenörer. Projektets framgång eller misslyckande bör analyseras. Anteckningar bör göras om eventuella ändringar som skulle hjälpa liknande framtida projekt att fungera smidigare.