Ett projektinitieringsdokument (PID), eller projektöversikt, används i projektledning för att lyfta fram projektets tillvägagångssätt. Specifika delar av en PID varierar mellan organisationer och projektmetodik. I allmänhet täcker de var och en viktig information som beskriver projektet, inklusive definition, fall, leveranser, begränsningar, risk, medlemmar, kommunikationsplan, projekttolerans och signaturer.
Projektdefinitionen är ett centralt avsnitt i dokumentationen. Den kommer att beskriva projektets mål, mål och önskade resultat, hur var och en kommer att mätas och omfattningen av arbetet som ska slutföras. Projektinitieringsdokumentet bör tydligt ange vilka funktioner som ska inkluderas och exkluderas.
Ett affärscase är viktigt för projektet. Detta avsnitt ska klargöra vilket värde projektet förväntas leverera till organisationen i utbyte mot kostnaden. Om ett projekt inte kan ge tillräckligt med fördelar för att motivera sina kostnader och ansträngningar, kommer det sannolikt inte att finansieras.
Projektleveranser ska dokumenteras. Leveranser kan innehålla programkod eller andra produkter och tjänster som är resultatet av projektet. De kan också innehålla andra dokument, såsom affärskrav, testplaner och utbildningsmanualer.
PID bör lista alla begränsningar som projektet står inför. Restriktioner är externa faktorer som kan påverka projektet men som ligger utanför projektledarens kontroll. Antaganden, som att en tredjepartsprogramutvecklare levererar kod, bör också dokumenteras.
Alla projekt har risker. Projektledaren ska identifiera riskerna dokumentera dem med hjälp av ett riskregister eller logg. Risker bör övervakas och förebyggas eller mildras när det är möjligt. Projektledaren bör utveckla planer för att hantera de som inte kan förhindras.
En lista över personal och en tidslinje är också nyckelkomponenter i ett projektinitieringsdokument. Roller och ansvar bör listas med varje projektmedlem. Projektplaneringssektionen ger en översikt över tidslinjen för leverans av kritiska delar av arbetet.
En organisation kan inkludera en kommunikationsplan i en PID. Denna plan kan innehålla olika möten som ska hållas med teammedlemmar. Det kan också dokumentera förväntad kommunikation till verkställande ledningen och till slutanvändare som kan påverkas av projektet.
Många organisationer etablerar projekttoleranser. Toleranserna hänför sig till den faktiska mängden arbete och kostnader som projektet ådragit sig mot planen. Ett projekt som inte fungerar inom den tillåtna avvikelsen av dess planerade tidsram och budget kan bli föremål för ytterligare ledningsöversikt. Denna information kan också inkluderas i projektinitieringsdokumentet.
De flesta PID:er har ett område för signaturer. Chefer och chefer måste vanligtvis underteckna dokumentet. Deras underskrift indikerar att de kommer att stödja projektet genom att finansiera eller ägna anställda åt att arbeta med det.