Med hjälp av skrivarserverhantering kan administratörer ansluta fjärrskrivare till nätverk och hantera sina uppgifter. Fjärranvändare kan sedan komma åt nätverket och skicka utskriftsjobb till delade skrivare. Genom skrivarserverhantering kan administratörer hålla koll på alla problem som är relaterade till deras skrivare. Administratörer kan också visa, hantera och utföra uppgifter och få tillgång till skrivarrapporter.
Skrivarservrar ger administratörer tillgång till alla skrivare som är anslutna till ett nätverk. Skrivarserverhantering avser den hantering som administratörer utför där de övervakar och vid behov ändrar driften av skrivare i nätverket. Administratörer eller skrivbordstekniker kan övervaka skrivarserverns tillstånd och uppmanas med statusuppdateringar i realtid för delade skrivare. Detta håller administratörer och skrivbordstekniker informerade om skrivar- och skrivarserverfunktioner.
Generellt sett bör någon som arbetar med skrivarhantering kunna bestämma tillgänglighetsstatusen för delade skrivare när som helst. På många sätt fungerar skrivarserverhantering som nästan ett tekniskt upprop för skrivare i ett nätverk. Administratörer eller skrivbordstekniker kan också avgöra hur ”friska” de anslutna skrivarna är. Utskriftsfel och andra skrivarproblem som äventyrar funktionaliteten kan rapporteras via skrivarhanteraren och åtgärdas därefter.
Hantering av skrivarserver ger många fördelar. Genom att engagera sig i utskriftshanteringsstrategier kan administratörer spara pengar och förhindra att stora systemproblem uppstår. Till exempel, om en administratör upptäcker ett kritiskt problem med skrivarservrar genom skrivarserverhantering, kan han kanske undvika strömavbrott och att skrivarservrarna blir otillgängliga. På samma sätt kan övervakning av skrivarserverns tillstånd och uppmärksamma prestandaindikatorer bespara administratören rejäla reparationskostnader om han kan fånga och åtgärda ett kritiskt problem innan det når en ohanterlig punkt. På så sätt kan skrivarserverhanteringen vara som en försäkring mot skrivarfel och kritiska nätverksfel.
Allmänna underhållsproblem kan också lösas genom skrivarserverhantering. Till exempel kan någon med skrivarhanteringsbehörighet ta en titt på en utskriftshanterare och rensa upp köer fyllda med överflödiga eller oönskade utskriftsjobb. Beskärningsköer kan resultera i bättre prestanda och spara delade resurser som papper och datorminne. Skrivardrivrutiner kanske också kan styras genom utskriftshantering så att de effektiviserar skrivarnas förmåga att slutföra sina uppgifter. Detta kan också vara praktiskt om skrivarproblem någonsin behöver felsökas och en administratör behöver manipulera drivrutiner för att hitta en lösning.