Prestationsbaserad budgetering är en process som innebär att utvärdera produktiviteten för olika verksamheter inom en organisation och allokera en större andel av tillgängliga resurser till de verksamheter som bidrar mest till organisationens övergripande välbefinnande. Detta tillvägagångssätt för att allokera resurser är utformat för att uppmuntra klok användning av tid, ekonomi och kompetens så att hela organisationen gynnas. Som med de flesta typer av budgetstrategier är prestationsbaserad budgetering inte ett statiskt tillvägagångssätt och kräver att produktiviteten för varje operation utvärderas från en budgetperiod till nästa.
För att initiera processen med prestationsbaserad budgetering är det nödvändigt att överväga hur organisationen har fungerat tidigare, hur den historien relaterar till nuvarande förhållanden och vilka mål eller målsättningar som föreställs för den kommande budgetperioden. Denna del av utvärderingen gör det mycket lättare att förstå vad som fungerade och inte fungerade tidigare, och hur dessa ansträngningar slutligen formade organisationens nuvarande tillstånd. När dessa data har bekräftats kan processen för att fastställa hur organisationen kan sätta och uppnå sina mål för den kommande budgetperioden påbörjas.
Grunden för varje försök till prestationsbaserad budgetering är att identifiera de resultat som produceras av varje avdelning, division eller sektor i organisationen. Detta innebär ofta att man tittar noga på inte bara de slutliga målen som varje avdelning planerar att uppnå vid slutet av budgetperioden, utan också hur dessa mål relaterar till målen för hela organisationen. Att definiera strategier gör det lättare att bedöma värdet av dessa förväntade resultat för organisationen som helhet, och bestämma hur stor andel av tillgängliga resurser som kommer att tillhandahållas eller allokeras för att uppnå dessa mål.
Det är viktigt att notera att resultatbaserad budgetering inte tenderar att fokusera på enskilda aktiviteter som är nödvändiga för att initiera de strategier som leder till att målen uppnås. Fokus ligger istället på det breda förhållningssätt som alla inom en given avdelning kommer att arbeta med för att nå avdelningens mål. Detta tillvägagångssätt ger en avdelnings ledare eller chefer ett visst utrymme för hur man organiserar specifika uppgifter inom den större ramen för avdelningens strategi.
Genom att engagera sig i prestationsbaserad budgetering har alla sektioner eller områden i organisationen tillgång till de resurser de behöver. Samtidigt förhindrar denna rättsliga allokering av resurser möjligheten att tid, talang och pengar allokeras till ett område som kan fungera med optimal effektivitet med en mindre budget. Som ett resultat har organisationen en mycket bättre position att arbeta mot sina mål för den period som täcks av budgeten, och har en högre chans att avsluta perioden som en betydligt starkare enhet.