Policyer och rutiner är strukturella verktyg som avgör hur ett företag fungerar och hur det når sina mål. Policyer fungerar som riktlinjer genom att avgöra vad ett företag ska göra och inte göra. Rutiner är de metoder som används för att utföra de handlingar som ett företag förbinder sig till och använder för att förhindra överträdelser av de regler som det har satt. Dessa verktyg är i allmänhet tillgångar för ett företag, men de kan fungera som nackdelar i vissa situationer när omedelbar flexibilitet behövs.
För att förenkla kan policyer ses som ett företags gränser. Policyer ger företag ett sätt att bekräfta sin identitet och att ge substans åt sina mål. Individer kan använda dessa riktlinjer för att utveckla realistiska förväntningar på en organisation.
Rutiner kan ses som att fordonen brukade hålla sig inom gränserna. Dessa verktyg används för att kräva och diktera åtgärder och beslut. Organisationer har i allmänhet policyer och rutiner för alla aspekter av sina angelägenheter. Detta kan innefatta uthyrning, kundrelationer och redovisning. Tillsammans gynnar policyer och procedurer företag eftersom de ger ett sätt för enhetlighet.
Utan dessa verktyg skulle det vara svårt, för att inte säga omöjligt, att säkerställa att alla i en stor organisation hanterade samma situationer på samma sätt. Denna brist på säkerhet kan få ett företag att möta ett brett spektrum av problem, inklusive juridiska frågor, bristande kundförtroende och misslyckanden. Även om strukturen som tillhandahålls av dessa verktyg i allmänhet är fördelaktig, finns det tillfällen då policyer och procedurer kan ha negativa effekter.
Eftersom dessa verktyg är avsedda att ge struktur, eliminerar de ofta flexibilitet. Ibland kan speciella situationer uppstå som bäst hanteras i strid med normal praxis. Det kanske inte finns tillräckligt med tid för att gå igenom den adekvata processen för att få det tillstånd som behövs för att avvika från en policy eller ett förfarande som hindrar optimal hantering av en situation. För efterlevnadens skull kan dessa frågor hanteras dåligt som ett resultat.
Ett företags policyer och rutiner publiceras ofta. Dessa kan alla finnas inom ett enda dokument, eller så kan de delas upp i olika dokument som används av de personer som de avser. Till exempel kan de policyer och procedurer som hänför sig till arbetare finnas i en personalhandbok, medan redovisningspraxis kan anges i en manual för investerarrelationer. I vilket fall som helst tenderar denna information att vara allmänt tillgänglig för personal och allmänheten.
Även om policyer och procedurer väljs av varje företag och de kanske inte är lagar i sig, kan de ha juridiska konsekvenser. Om ett företag bryter mot villkoren som det har angett för att vägleda sitt agerande kan det bli stämt för avtalsbrott. Detta kan inträffa även om den som väckt talan inte har någon historia av anknytning till företaget. En sökande kan till exempel kunna stämma ett företag för att ha brutit mot dess anställningspolicy.