Det finns två huvudmetoder för redovisning: kontantbas och periodiseringsbasis. Med hjälp av kontantbasmetoden bokförs intäkter och kostnader vid den tidpunkt då pengarna byter ägare, oavsett när inkomsten intjänades eller skulden uppstod. I periodiseringsmetoden bokförs inkomst och skuld vid intjänande eller uppkomst, oavsett när de betalas. Vissa småföretag kan också använda en hybridform som kombinerar de två metoderna.
De flesta egenföretagare och icke-inkorporerade småföretag använder kontantbasen på grund av dess enkelhet. Om en entreprenör avslutar ett arbete den 20 december, men inte får betalt förrän den 20 januari, räknar han in inkomsten i januari. Att upprätta en balansräkning och skattedeklaration är relativt enkelt, eftersom han helt enkelt behöver titta på sina insättningar och sina betalda räkningar för att fastställa årets vinst eller förlust. Om någon inte betalar vad de är skyldig honom behöver han inte justera nästa års balansräkning med osäkra fordringsavdrag, eftersom han aldrig hade räknat in pengarna som han är skyldig honom på sina konton. Även om denna metod inte ger en korrekt bild av månatliga utgifter och lönsamhet, låter den en person veta exakt hur mycket pengar han har till hands hela tiden.
Periodiseringsmetoden kan vara lite svårare, men de allmänt accepterade redovisningsprinciperna kräver att alla företag använder periodiseringsmetoden. Utgifter och intäkter bokförs vid den tidpunkt de uppkommer eller tjänas in. Till exempel, om virke för ett byggprojekt levereras i juli, bokförs utgiften i juli, även om räkningen inte betalas förrän i augusti eller senare. Om projektet avslutas i december, men avtalsvillkoren tillåter kunden att skjuta upp betalningen i 30 dagar, så räknas intäkterna från projektet i december och tas med på det årets deklaration, förutsatt att företaget använder kalenderåret. som sitt räkenskapsår.
Även övriga skulder som kan komma att betalas kvartalsvis bokförs för varje skuldmånad vid användning av periodiseringsmetoden och inte bara när skulden betalas. Till exempel, om ett företag betalar en årlig premie på 1200 USD (USD) för fastighetsförsäkring, kommer ett konto att skapas som registrerar en utgift på 100 USD för försäkring varje månad. På så sätt har periodiseringsmetoden fördelen att ge en mycket mer rättvisande bild av månatliga driftskostnader än kontantmetoden. En årlig resultaträkning baserad på periodiserad redovisning ger också en mer korrekt bild av organisationens totala lönsamhet.
Det finns några nackdelar med varje redovisningsmetod, och periodiseringsmetoden är inte annorlunda. Ett företag kan se väldigt bra ut på pappret, och ändå vara kontantfattigt och efter i sina skulder, speciellt om kunderna inte längre betalar sina fakturor i tid. Periodiseringsmetoden förutsätter att alla konton har god status, men om en kund är förfallen eller i fallissemang kan företaget inte heller betala sina skulder. Om en kund misslyckas med en skuld måste företaget beräkna och registrera ett avdrag för osäkra fordringar för att korrigera uppgifterna och få tillbaka alla skatter som betalats på intäkter som aldrig faktiskt mottagits.