Det bärbara dokumentformatet är en filform som gör det möjligt att skapa elektroniska dokument med hjälp av vilken typ av ordbehandlare som helst eller programvara för utskriftsmedia. Som en bonus kan dokumentet delas med andra, som kan öppna och läsa dokumentet, oavsett vilket ordbehandlingsprogram de använder. Här är lite information om hur PDF-filer skapas och varför de är en sådan tillgång i en mängd olika applikationer.
PDF-filer utvecklades av Adobe Systems och fungerade som ett sätt för människor som använder flera ordbehandlingssystem för att dela färdiga dokument. Eftersom det finns flera ordbehandlingsprogram som används som inte är kompatibla med varandra, blev behovet av ett gemensamt filformat som alla kunde öppna och läsa kärnan i Adobe® Acrobat®-programvaran.
Oavsett om slutanvändaren föredrar öppen källkod, Microsoft® eller Corel® ordbehandlare, kunde dokument skapas i det valda programmet och sedan sparas som PDF-filer. Med en komplett Adobe®-svit är det också möjligt att skapa dokumentet med hjälp av Adobe®-programvaran med samma lätthet som vilket ordbehandlingsprogram som helst. De sparade filerna kan delas med andra, som bara behöver ladda ner den kostnadsfria Adobe® Reader® för att öppna och läsa filen.
En av fördelarna med att använda PDF-filer för att distribuera elektroniska dokument är att filen kan låsas mot redigering av andra, även om de har Acrobat®-programvara. Detta har ökat användningen av PDF-filer för applikationer som elektroniska nyhetsbrev, kontrakt, bokmanuskript och ekonomirapporter. Eftersom dokumenten är säkra upprätthåller upphovsmannen till dokumentet en hög kontrollnivå, även när dokumentet har distribuerats brett. Förutom frekvent användning i affärsvärlden, används PDF-filer ofta för att skapa elektroniska böcker till försäljning, onlinetidningar och elektroniska broschyrer för ideella organisationer.
Även om PDF-filer ursprungligen utvecklades av Adobe®, finns det ett antal produkter på marknaden idag som kommer att konvertera kalkylblad, textdokument och nästan alla former av elektronisk skrivprogramvara till PDF-filer. I allmänhet kan dessa produkter fokuseras på att konvertera andra typer av filer till ett PDF-format, snarare än att skapa PDF-filer från grunden. Även om många av dessa produkter verkar fungera bra, kan få av dem konkurrera med funktionerna i Acrobat för priset. När det gäller att skapa och läsa PDF-filer kan originalet fortfarande vara det bästa.