Som ett sätt att minimera inverkan av osäkra fordringar på ett företags funktionalitet är reserven för osäkra fordringar helt enkelt ett sätt att skapa en bank med reservfonder som hjälper till att kompensera ackumulerade osäkra fordringar. Vanligtvis uppstår denna osäkra fordring när kundfakturor förblir obetalda och det inte finns så stor chans att få in på utestående fakturor. Här är några olika scenarier där en reserv för osäkra fordringar kan ha en positiv inverkan.
En av de vanligaste tillämpningarna av en reserv för osäkra fordringar finns inom branschen att faktorisera kundfordringarna för ett företag. I huvudsak köper ett factoringföretag en bank av fakturor från ett företag, med förutsättningen att betalningarna kommer att riktas till den nya ägaren av fakturorna. Factoringföretaget förskotterar en stor andel av fakturornas nominella värde till kunden, men behåller en procentsats som ska öronmärkas vid osäkra fordringar. Procentandelen som hålls inne beräknas ofta utifrån de genomsnittliga betalningsmönster som har uppvisats av tidigare faktureringsperioder som involverar samma kunder. När alla utestående fakturor för perioden är betalda och klara, släpps de medel som reserverats för att täcka utgifter för osäkra fordringar och skickas vidare till factoringföretagets kund.
Ett annat exempel på användningen av en reserv för osäkra fordringar har att göra med att avskriva osäkra fordringar som uppstått på grund av konkurs eller att en kund går i konkurs. Även när ett företag ansöker om konkursskydd och en överenskommelse nås om att tillåta borgenärer att få en liten andel av den utestående skulden, finns det vanligtvis en ansenlig mängd utestående fakturor som säljaren måste skriva av. En reserv för osäkra fordringar hjälper till att lindra traumat av att behöva skriva av utestående fakturor som ej indrivna. Åtgärden att använda en reserv för osäkra fordringar för att täcka dessa typer av förluster kan också ofta användas som ett avdrag på årliga skattedeklarationer, vilket bidrar till att ytterligare underlätta den ekonomiska förlusten för företaget.
Även ett litet företag kan ibland ha en kund som av en eller annan anledning inte kan uppfylla en faktura. Att ha en reserv för osäkra fordringar kan vara särskilt viktigt för det lilla företaget, eftersom en stor andel av de genererade intäkterna tenderar att gå till basverksamheten. När de samlade intäkterna är mycket mindre än det genererade värdet på fakturorna, blir en källa till medel för att täcka skillnaden avgörande. Att skapa en reserv för osäkra fordringar som är ungefär lika med minst trettio dagars driftskostnader är ett utmärkt sätt att skydda sig mot förekomsten av osäkra fordringar och minska den negativa inverkan på verksamhetens totala drift.