Öppna transaktioner är alla typer av finansiell verksamhet som inte anses vara helt avvecklad vid slutet av en angiven redovisningsperiod. Affärstransaktioner av denna typ förblir öppna tills de slutgiltigt regleras i sin helhet under en senare period. Eftersom många typer av företag arbetar med en process som skapar utestående transaktioner som kan förbli oreglerade under en period av flera veckor eller till och med längre, tillhandahåller de flesta redovisningssystem ett sätt att spåra ebb och flöde i öppna transaktioner som en del av indrivningsprocessen, och att hålla sig à jour med vilken typ av inkomst som kan komma att genereras under en eller flera kommande perioder.
Ett av de enklaste sätten att förstå öppna transaktioner är att överväga köp av varor eller tjänster från ett företag där skulden inte regleras omedelbart genom att köparen lämnar en kontant betalning vid köptillfället. I denna typ av inställningar kommer säljaren vanligtvis att utfärda en faktura till köparen, som sedan har ett visst antal kalenderdagar på sig att betala hela betalningen. Förutsatt att transaktionen sker i mitten av en redovisningsmånad och villkoren för betalningen är 30 dagar, får köparen inte betala betalning under den aktuella redovisningsmånaden. När så är fallet identifieras transaktionen som öppen eller utestående när den räkenskapsmånaden är stängd.
Nästan alla företag som inte förlitar sig på omedelbara betalningar för varor eller tjänster kommer att ha öppna transaktioner som måste redovisas i företagets bokföring. Åldringsprocessen hjälper till att hålla jämna steg med statusen för dessa öppna transaktioner och ger möjlighet att avgöra om en viss transaktion förblir öppen under en ovanlig tidsperiod. Till exempel, om åldrandet på en viss faktura nu är 45 dagar och den kunden vanligtvis betalar inom 28 till 30 dagar, kan företaget ta kontakt med kunden för att säkerställa att fakturan mottagits. Ur detta perspektiv gör övervakning av status för öppna transaktioner det enklare att hantera indrivningsinsatser och korrigera förbiseenden eller andra problem som kan försena mottagandet av betalningar från kunder.
Hantering av antalet öppna transaktioner är mycket viktigt för den finansiella stabiliteten i alla företag. För att säkerställa att tillräckligt med intäkter konsekvent tas emot för att betala företagets skulder, kommer företag ofta att ordna faktureringsprocesser för att ge kunderna stora möjligheter att betala betalningar så snabbt som möjligt. Något så enkelt som att veta vilka dagar i månaden en kund avsätter för att minska kontrollerna för utestående fakturor och tajma leveransen av en faktura till den kunden kan hjälpa till att korta omloppet mellan fakturering och betalningskvitto, en strategi som också hjälper till att hålla antalet och monetärt värde av öppna transaktioner inom ett acceptabelt intervall.