Oindrivningsbara kundfordringar avser utestående skulder som ett företag inte förväntar sig att samla in. Istället för att föra dem i sina bokföring kan företaget välja att skriva ner dem och registrera detta i ekonomiska syften så att skattemyndigheter och aktieägare är medvetna om situationen. Detta innebär en förlust för företaget, eftersom det tillhandahållit produkter och tjänster utan att få betalt för dem. Särskilda rutiner måste följas vid nedskrivning av oindrivningsbara konton.
Befogenheten att skriva ned sådana konton är vanligtvis begränsad till högt uppsatta tjänstemän i ett företag eller statlig myndighet. Detta minskar risken att det kommer att missbrukas och skapar en tydlig kommandokedja. Enskilda enheter har också rutiner för att avgöra när konton kan klassificeras som oinbärbara. Att följa policyer gör det enklare för företag att vara konsekventa när de hanterar indrivningsbara kundfordringar, för att undvika anklagelser om favorisering eller dåliga affärsbeslut.
I vissa fall rapporterar en inkassobyrå med uppgift att få pengarna tillbaka och informerar företaget om att det inte kan driva in. Det kan bero på att någon vägrar att betala, har flyttat och inte kan spåras, eller att någon på ett bedrägligt sätt erhållit kredit, vilket gör det omöjligt att ta reda på vem som är ansvarig. Dessa typer av outnyttjade kundfordringar eftersträvas tills det är klart att företaget inte kommer att kunna samla in pengarna.
Om en gäldenär försätter sig i konkurs kan det leda till beslut om att klassificera utestående skulder som oindrivningsbara. Många former av skulder raderas i konkursförfaranden för att ge möjlighet att omorganisera ekonomin och börja om. Dessutom kan företag bestämma att kostnaden för att återvinna pengar inte är värd kostnaden, i vilket fall de skriver ner skulden. Detta gör att de kan arbeta mer effektivt genom att eliminera dyra skulder som sannolikt inte kommer att lösas.
Andra typer av indrivningsbara kundfordringar inkluderar de som är föremål för rättsfall där företaget förlorade. Ett företag kan ha väckt talan om återbetalning, bara för att få en domare att döma till förmån för svaranden. I den här situationen har den ingen domstolsdom att verkställa för att samla in saldot, och den har inte en realistisk chans att få tillbaka pengarna. Att skriva ner kontot kan göra det möjligt för företaget att gå framåt och justera bokföringen för att skapa en mer korrekt bild av utestående kundfordringar.
Det är viktigt att notera förekomsten av indrivningsbara kundfordringar. Normalt behandlar företag kundfordringar som förväntade intäkter de kan använda för investeringar och andra aktiviteter. Om konton bokförs men det är osannolikt att betala ut kan detta skapa en falsk indikator på hur mycket pengar ett företag kan förvänta sig att ta in under de kommande månaderna.