Netto kundfordringar är skillnaden mellan ett företags nuvarande utestående fordringar och avdrag för osäkra konton. Företag gör en avsättning för osäkra konton eftersom de inte förväntar sig att få in 100 procent av sina kundfordringar. Det finns två metoder för att skapa avdragsdelen av nettokundfordran. Att ta en procent av kreditförsäljningen eller ett dollarbelopp från åldrade fordringar är de två vanligaste beräkningsmetoderna. Företag kan använda vilken metod som helst som ger den mest exakta siffran.
Kreditförsäljning sker när ett företag tillåter kunder att köpa varor på konto. De flesta företag kommer att hålla fordringsbalansen på sina böcker internt. Revisorer kommer att behålla saldona och åldra dem efter datum. De flesta åldrande rapporter listar obetalda saldon i 30-dagarssteg. Åldringsrapporterna kommer att lista alla saldon under kategorier som heter aktuell, 30 dagar gammal, 60 dagar gammal, 90 dagar gammal och 120 dagar gammal.
För att beräkna nettokundfordringar med hjälp av metoden med procent av försäljningen måste företag se över sina tidigare insamlingar av kundfordringar. Detta ger vanligtvis en procentandel av kreditförsäljningen som inte har samlats in under en tidsperiod. En revisor kommer att multiplicera den aktuella kreditförsäljningen med denna procentsats och avgöra vilket belopp i dollar av kundfordringar som inte kommer att kunna samlas in. En journalpost som bokförs i huvudboken kommer att debitera osäkra fordringar och kreditavdrag för osäkra konton för den beräknade siffran.
Den andra beräkningsmetoden är att fastställa en siffra baserat på åldringsrapporten för kundfordringar. Till exempel kan en revisor helt enkelt ta alla öppna konton som är 120 dagar gamla och äldre och bokföra detta belopp som avdrag för osäkra konton. Summan av alla dessa konton bokförs i företagets huvudbok med samma journalpost som presenterades tidigare. Denna process kan vara en månatlig journalpost för att presentera de mest exakta nettofordringarna för de finansiella rapporterna.
Att skapa en avsättning för osäkra konton betyder inte att det är omöjligt för ett företag att samla in dessa utestående saldon. Netto kundfordringar är helt enkelt en beräkning för att producera noggrannhet i den finansiella rapporteringen. Om ett företag samlar in ett öppet konto som skrevs av till osäkra fordringar, måste revisorn återföra den ursprungliga journalposten. Denna post är en debitering av avdrag för osäkra konton och en kreditering av osäkra fordringar. Revisorn kan då bokföra indrivningen av den utestående skulden och ta bort fordran från företagets bokföring.