Mötesprotokoll är en redogörelse för ett officiellt möte, vanligtvis av en styrelse för ett företag eller en statlig enhet. Men många volontärgrupper för också protokoll från möten för att göra en historisk redovisning av alla register, beslut och godkända räkningar. Protokoll förs normalt av en person och godkänns sedan vid nästa styrelsemöte, när alla styrelseledamöter har haft möjlighet att granska och göra eventuella rättelser.
För det mesta är mötesprotokollen en mycket teknisk och saklig redogörelse för vad som hände på mötet. Godkännande av protokoll sker vanligtvis med mycket liten eller ingen diskussion. Men i vissa fall, till exempel om det finns en mycket kontroversiell fråga eller ett fel, kan det bli mycket diskussioner. Vanligtvis är det stora flertalet ledamöter överens om vad protokollet ska innehålla. De blir inte en officiell del av journalen förrän de är godkända av styrelsen.
Formatet för mötesprotokoll kan variera från organisation till organisation, men är oftast väldigt rakt fram. Det börjar med en förteckning över organets möte, anger datum och tid för mötet, närvarande medlemmar och erbjuder en kort genomgång av varje punkt på dagordningen och ett referat av omröstningen, om någon gjordes, för varje punkt. Den kommer också att notera tiden för ajourneringen och vanligtvis lista datum och tid för nästa möte.
Mötesprotokoll förs av person som utsetts till sekreterare. Beroende på situationen kan detta vara en styrelseledamot eller inte. Om inte styrelseledamot blir sekreterarens hela uppgift att göra anteckningar. Om det är en styrelseledamot är jobbet något svårare eftersom de kan förväntas delta i diskussionen och rösta förutom att ta anteckningar. För ett statligt organ eller företag kommer sekreteraren i allmänhet inte att vara styrelseledamot. För frivilligorganisationer är sekreteraren vanligtvis med i styrelsen och överväger en styrelsetjänsteman.
Protokoll kan skilja sig från andra redovisningar av ett möte, såsom de som finns i en tidning, genom att protokoll är mycket kronologiskt till sin natur. Varje punkt i protokollet redovisas i den ordning det hände. Om ett möte tas upp i en tidning kommer reportern i allmänhet att börja skriva om den fråga som anses vara mest nyhetsvärd. Andra frågor kan eller kanske inte täcks, beroende på deras relativa betydelse. Det bör noteras att varje typ av konto, mötesprotokollet och tidningsartikeln, är korrekta för sin speciella stil.