Mötesinställning är helt enkelt att ringa så många människor som möjligt, kvalificera dem som en potentiell kund och be dem att boka ett möte med en säljare eller representant. Proffs och affärsmän vill inte slösa tid eller pengar på att träffa människor som inte har för avsikt att köpa deras produkt eller tjänst. Dessa företag förlitar sig på mötessättare för att se till att tiden inte slösas bort. Mötesinställningen börjar med att ringa personer vars namn finns på en lista över potentiella kunder och avgöra om ett möte är nödvändigt för att ge mer information, göra en försäljning eller följa upp. Professionella mötestjänster kan tillhandahålla en av de billigaste metoderna för företag att generera potentiella kunder och kvalificera potentiella kunder.
Cold calling utsikter kan vara en av de mest utmanande uppgifterna för en affärsman. Även om det kan vara svårt måste dessa samtal göras för att vissa verksamheter ska vara lönsamma. Professionella mötessättare framhåller sig som specialister på kalla samtal. De kontaktar personerna på en lista som kan innehålla hundratals eller tusentals namn. Färdigheter som krävs för denna position inkluderar uthållighet, vänlighet och övertalningsförmåga. Förordnanden ska också kunna hantera eventuella invändningar effektivt. De flesta mötessättare arbetar upp till åtta eller fler timmar om dagen med att ringa potentiella kunder, ställa några kvalificerande frågor och ordna ett möte för någon annan att följa upp.
Själva processen för att ställa in möten börjar med en lista över kontakter och telefonnummer. Med hjälp av mycket breda kvalificeringskriterier kan hundratusentals namn hamna på den här samtalslistan. Utnämningsspecialister kommer sedan att börja ringa personer på den här listan för att avgöra om de uppfyller mer specifika kriterier. Till exempel kan en mötessättare som vill arrangera möten för en bilförsäkringsagent ställa frågor om en potentiell kunds behov av bilförsäkring, beloppet de betalar i premier, deras körvanor och om de vill spara pengar. Eftersom de kan få mer betalt för att faktiskt sätta upp ett möte, kommer specialister på mötesinställning vanligtvis att ringa ett stort antal telefonsamtal för att ställa in så många möten som möjligt.
Ibland kanske affärsmän inte har förmågan att göra effektiva kalla samtal till potentiella kunder eller att generera potentiella kunder. Genom att anlita en tjänst för inställning av möten frigörs mer tid för säljare att spendera i möten ansikte mot ansikte med kvalificerade potentiella kunder. Dessa tjänster kan också hjälpa till att identifiera målmarknader och idealiska kunder och att utveckla kalla samtalsskript utformade för att tilltala personerna på dessa listor. Många av dessa tjänster tillhandahåller detaljerad information om antalet gjorda samtal och skapade potentiella kunder. När man jämför kostnaden för dessa tjänster med tiden som krävs för att generera leads och sätta möten, kan en professionell tjänst tillhandahålla en kostnadseffektiv lösning för att få nya kunder.