Metainformation är helt enkelt små segment av information om information. Metainformationens huvudsakliga funktion är att ge några breda detaljer om fokus och innehåll i en större mängd mer omfattande information. Inom ramen för det framväxande området för kunskapshantering har gränserna för att kvalificera ett visst segment som metainformation blivit ganska väl definierade.
I huvudsak fungerar metainformation eller metadata ofta som en föregångare eller som en synopsis till data och information som finns i en större mängd detaljer. Till exempel skulle brödtexten i en terminsuppsats uppfattas som innehållande data och information. Emellertid skulle titeln, beskrivningen eller sammanfattningen av ämnet för uppsatsen eller någon typ av översikt betraktas som metainformation.
På sätt och vis fungerar metainformation som en teaser för vad som komma skall. De vanliga elementen som klassificeras som metainformation ger en inblick i vad den större informationsmassan handlar om, utan att avslöja en hel del fakta. Användningen av metainformation är alltså vanligtvis en anordning för att locka läsaren att gå framåt och börja läsa det större verket.
Konstruktionen av metainformation bygger ofta på alla de element som identifieras inom disciplinen kunskapshantering. Metainformation kommer att använda data, som helt enkelt är faktakomponenter. Information, som i huvudsak är slutsatser som dras från den presenterade datan, kan också delvis informera om strukturen för metainformationen. Slutligen ingår också ofta kunskapskomponenten. Kunskap i detta sammanhang förstås som den komponent som innebär att man använder data och information för att projicera ett resultat.
Även om själva identifieringen av titlar, ämnesrader och användningen av en synopsis som metainformation är ett relativt nytt fenomen, har konceptet funnits i århundraden. Många författare väljer att göra titlar något beskrivande, särskilt i vetenskapliga forskningsverk. Användningen av en enkel sammanfattning med en eller två meningar är vanlig i många vetenskapliga och affärsrelaterade dokument. Förvisso är idén att dra slutsatser och använda ingående data för att projicera framtida händelser också ett vanligt inslag i skrivna verk genom tiderna. Att förstå dessa litterära konstruktioner i termer av metainformation gör det helt enkelt lättare att identifiera dessa gemensamma element i termer som är lätta att förstå i dagens värld.