En väsentlig svaghet är ett betydande fel eller oegentlighet som finns i ett företags finansiella information eller interna kontroller. Internkontroller är de regler och riktlinjer som företagen har infört för att skydda sin redovisningsinformation från en väsentlig svaghet. Om väsentliga svagheter upptäcks i ett företags redovisningsprocess kan hela processen anses ineffektiv för att korrekt registrera och rapportera finansiell information. Väsentliga svagheter som hittas i ett företags interna kontrollprocess kan tyda på ineffektiva interna kontroller eller att redovisningsledningen har misslyckats med att korrekt skydda finansiell information från fel och oegentligheter.
Allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) är den högsta myndigheten för redovisningsprinciper i USA (USA). Även om företag måste följa dessa principer när de registrerar och rapporterar finansiell information, tillhandahåller inte GAAP specifik information om vad som anses vara en väsentlig svaghet. Om ett fel eller oegentlighet upptäcks på ett specifikt huvudbokskonto eller om ett monetärt belopp registreras på ett felaktigt sätt i ett företags bokföringsbok, är den vanliga standarden för redovisningsbranschen 5-procentsregeln. 5-procentsregeln säger att en väsentlig svaghet ska överstiga 5 procent av dollarbeloppet på huvudbokskontot eller det felaktigt införda beloppet i företagets huvudbok. Denna 5-procentsregel tillåter företag att göra mindre de minimis-fel, eller obetydliga fel, som inte väsentligt påverkar finansiell information.
Svagheter i intern kontroll ses ofta som mer betydande fel i en redovisningsverksamhet. Felaktig registrering av siffror i en huvudbok kan uppstå genom enkla datainmatningsfel av en revisor. Svagheter i den interna kontrollen indikerar att redovisningskontroller som utvecklats av företagsledningen inte har kunnat skydda finansiell information från att äventyras. En väsentlig svaghet relaterad till interna kontroller kan tillåta bedrägeri eller förskingring från företagets anställda. Offentliga företag måste vara extremt försiktiga med svagheter i den interna kontrollen eftersom chefer måste skriva under ett uttalande som visar att en ledningsgenomgång av den interna kontrollen inte har upptäckt en väsentlig svaghet i företagets redovisningsverksamhet.
Externa finansiella revisioner är ett vanligt verktyg som används för att upptäcka möjligheten att en väsentlig svaghet finns i ett företag. Dessa revisioner testar företagets finansiella information och interna kontroller för att säkerställa att alla företagets regler följs vid registrering och rapportering av finansiell information. Revisorer kommer också att testa företagets finansiella information mot GAAP och andra externa redovisningsriktlinjer. Om det finns en väsentlig svaghet kommer revisorerna att notera svagheten i sin slutrapport och diskutera frågan med företagsledningen. Detta möte kan hjälpa företag att rätta till väsentliga svagheter och säkerställa att inga framtida bokslut eller information innehåller fel från felet.