Någon som är involverad i materialanskaffning ansvarar för inköp av nya varor eller det material som behövs för att tillverka dessa varor. Detta kan involvera många typer av saker, inklusive matvaror, programvara, läroplan och klädesplagg. Varje företagsorganisation som använder, skapar eller säljer produkter kommer i allmänhet att ha en materialinköpsavdelning.
Ofta kommer en materialinköpschef att vara ansvarig för denna division, även om flera olika personer kan behövas. Denna person kommer att träffa potentiella leverantörer av varor och ta hänsyn till ett antal saker när han fattar ett köpbeslut. De varor ett företag köper och sedan säljer vidare till konsumenter kan göra hela skillnaden mellan framgång eller misslyckande på marknaden.
När de överväger en ny produkt kommer materialinköpspersonal att väga in flera saker i deras sinnen. Först och främst är användningen av varan och det behov som denna funktion möter för konsumenterna. Om det redan finns liknande produkter som säljs på marknaden, kommer de också att jämföra potentiella varor med dem för att få en uppfattning om hur bra dessa varor säljs.
En annan viktig faktor i materialupphandlingsförfaranden är förhandlingen av ett pris. Särskilt återförsäljare prutar ofta för att få de billigaste varorna så att de sedan kan höja priserna och sälja varor till konsumenter. Chefen eller köparen för inköpsavdelningen kan ansvara för att diskutera prisfrågor med säljare.
Det finns också företag vars huvudsyfte är att köpa nya varor och tjänster för andra företag. Detta är också en form av materialanskaffning. Dessa människor tar reda på ett företags behov, hittar produkter som uppfyller dem och hjälper till att förhandla om priser mellan säljaren och köparen. En avgift tas sedan ut av den anlitande parten.
Biologiska eller organiska material kan också vara en del av denna process. Metaller, trä och andra naturliga föremål används som byggmaterial för en mängd olika produkter på marknaden. Materialanskaffning innebär att hitta, samla in och leverera dessa varor till tillverkare eller byggare som kommer att använda dem för att tillverka säljbara varor.
I vissa fall innebär materialanskaffning ingen prisförhandling. Till exempel kommer statliga myndigheter att ange ett behov och olika företag kommer att lägga bud för att få kontot. Det företag som erbjuder det lägsta priset samtidigt som det uppfyller alla kvot- och tidsbegränsningar får jobbet. Denna process involverar ofta köp av stora mängder föremål, såsom medicinska förnödenheter.