Managed print services avser outsourcing av dokumentutskrift eller outsourcing av dokumenttryckmaskiner. Detta kan ordnas på ett antal sätt, inklusive extern utskrift, ett centraliserat utskriftsområde på plats, flera decentraliserade områden på plats eller en kombination av de två sista. Fördelarna med hanterade utskriftstjänster inkluderar minskad arbetskraft och minskade kostnader.
När de flesta tänker på hanterade utskriftstjänster, är de maskiner som kommer att tänka på först kopiatorer och skrivare eftersom dessa är de verktyg som oftast används för att producera tryckta dokument. Beroende på organisationens storlek kan det behövas en skrivare eller flera, och dessa enheter kan behöva skrivas ut i antingen färg eller svartvitt. Detsamma gäller kopiatorer. I vissa fall kan maskiner med dubbla ändamål, eller till och med flerfunktionsmaskiner som innehåller alternativ som skanning eller fax, vara det bästa valet för ett företag.
Att köpa dessa maskiner kan vara extremt dyrt. Vissa företag tycker att det är mer kostnadseffektivt att leasa de utskriftsmaskiner de behöver. Flera företag erbjuder denna typ av tjänster till varierande priser.
Oavsett om företaget äger eller leasar maskinerna, kommer kopiatorer och skrivare fortfarande att kräva regelbunden service för att hålla dem igång och kan också behöva akutservice för specifika fel eller incidenter. Många av samma företag som erbjuder hyresavtal erbjuder också dessa typer av tjänster, baserat på ett årligt eller flerårigt kontrakt. Sådana avtal kan inkludera leverans av ett visst antal tonerkassetter per period och kommer sannolikt att inkludera ett visst antal incidentsamtal såväl som regelbundna servicemöten.
Användningen av sådana tjänster tjänar flera syften. Servicekostnader enligt ett avtal är vanligtvis avsevärt reducerade från de avgifter som tas ut för ett enstaka samtal utanför ett avtal. De flesta avtal om hanterade utskriftstjänster anger ett fönster inom vilket servicesvar måste göras. Detta hjälper till att minska utrustningens stilleståndstid. Att ha ett serviceföretag på jour förhindrar också att anställda som inte känner till utrustningen måste försöka få igång den igen.
I större företag kan hanterade utskriftstjänster innebära ett centralt utskriftsområde på eller utanför platsen. Detta kan innefatta flera kopiatorer eller skrivare som drivs av en dedikerad personal. Sådana center kan också erbjuda tilläggstjänster såsom storformatstryck, binderi och trimning. Oftast är den här typen av center avsedd för större jobb och drivs tillsammans med ett antal skrivare eller kopiatorer tillgängliga i hela byggnaden för mindre jobb.