Det uppskattas att många datoranvändare, särskilt i stora organisationer, kan ha 10 till 20 användar-ID. Var och en av dessa kräver sitt eget lösenord. Som sådan kan det vara skrämmande att komma ihåg alla dessa användar-ID och lösenord. Lösenordssynkronisering är ett sätt att göra en datoranvändares liv bara lite enklare genom att synkronisera lösenord så att de alla matchar flera system.
Fördelarna med lösenordssynkronisering är tydliga. De som gör det tenderar att komma ihåg sina lösenord lättare. Även om vissa säger att ett enhetligt lösenord för en användare kan minska säkerheten, kan lösenordssynkronisering faktiskt bidra till att förbättra säkerheten, eftersom det kommer att finnas mindre anledning för användare att skriva ner lösenord.
Även om det kan vara möjligt att uppnå lösenordssynkronisering manuellt, finns det programvaror som har utvecklats för att automatisera processen. Programvaran fungerar vanligtvis på ett av två sätt, genom en transparent process eller en webbaserad process. Den transparenta processen för lösenordssynkronisering börjar fungera efter att en lösenordsändring har skett i en applikation. Den går sedan och ändrar alla andra lösenord som den är inställd för. I den webbaserade processen ändras lösenord av användaren på Internet.
Den strömlinjeformade processen kan också spara pengar. Om en användare måste gå och ändra upp till 20 lösenord individuellt kan det ta oerhört lång tid. Ofta kräver system användare att ändra sina lösenord med jämna mellanrum för att minska risken för obehörig åtkomst. Men när lösenordssynkronisering sker på en gång kan användare komma tillbaka till sitt ursprungliga syfte mycket snabbare. Detta kan hjälpa ett företag att öka produktiviteten.
Förutom lösenordssynkroniseringen kan programvaran även hjälpa administratörer på andra sätt. Programvaran kan upptäcka när ett lösenordsbyte kommer upp och skicka en e-postpåminnelse till användaren. Detta kan tillåta användaren att hantera denna administrativa uppgift vid en tidpunkt då de kanske inte är så upptagna, vilket ger lite flexibilitet för användaren.
Vidare, medan användare kan använda ett lösenordssynkroniseringssystem för att ändra alla sina lösenord på en gång, kan det finnas en situation där en användare behöver behålla ett lösenord som är separat, eller inte detsamma, som de andra. Lösenordssynkroniseringsprogramvara kan också ta hänsyn till detta, vilket tillåter användare att endast ändra de lösenord som önskas.