Lönehantering är den process som företag använder för att kompensera arbetare för deras arbete. Denna process inkluderar också innehållande av löneskatter såsom inkomst, social trygghet och arbetslöshet, såväl som utmätningar. Många företag använder ett datoriserat företag eller bokföringsprogram för att hjälpa dem med denna affärsfunktion. Löneadministratörer och tjänstemän på personalavdelningen upprätthåller vanligtvis medarbetarfiler där företaget har skriftliga register för att stödja de avdrag som undanhålls från den anställdes lönecheck.
Företag utvecklar vanligtvis standardsystem för lönehantering för att säkerställa att alla anställda fyller i det nödvändiga pappersarbetet för att arbeta i ett företag. Denna information innehåller personlig information som rör en individs nationella identifiering, bostadsort, dokumentation av erfarenhet och skattedokument. Pappersarbete kan relatera till federala, statliga eller lokala myndigheter. Företagen ska behålla dessa dokument i sitt lönehanteringssystem under hela den tid den anställde arbetar på företaget och i flera år efter det att företaget eller den anställde avslutat arbetsförhållandet.
Många affärs- och bokföringsprogram eller applikationer innehåller lönemoduler som företag kan använda för lönehantering. Dessa moduler kan hjälpa till att automatisera systemen som beräknar löneskatter och löneutmätningar. De flesta mjukvarupaket och applikationer på marknaden idag tillåter företag att uppdatera sina lönemoduler varje gång ändringar görs i löneskattelagarna. Detta sparar företaget tid, särskilt om företaget har flera nationella eller internationella platser. Dessa moduler kan också hjälpa företag att separera sina lönehanteringssystem efter arbetarklass, såsom lön, tim eller andra klassificeringar.
Företagsägare bör konsultera en advokat för att säkerställa att deras lönehanteringssystem inkluderar all relevant dokumentation för att anställa arbetare, underhålla löneinformation och säga upp anställda. Det juridiska pappersarbetet som är inblandat med lönehantering kan snabbt bli tråkigt och kräva stora mängder tid och ansträngning för att hålla rätt. Ägare som misslyckas med att hålla löneregister uppdaterade kan drabbas av allvarliga påföljder från statliga myndigheter när det gäller löneinformation. Detta kan inte bara kosta ägarna stora mängder kapital, utan det kan också tvinga mindre företag att gå i konkurs.
Små företag eller ägare med liten erfarenhet av lönehantering kan lägga ut denna process på en tredje part. Även om outsourcing av löner inte fritar företagets ansvar helt, kan det hjälpa ägare att undvika att slutföra det mesta av pappersarbetet som rör löner. Tredjepartsprocessorer erbjuder också företag möjligheten att utföra bakgrunds- eller kreditkontroller av potentiella anställda, vilket kan hjälpa till att begränsa eller förbjuda framtida problem från listiga eller missnöjda arbetare.