Lean projektledning strävar efter att fokusera projektledning mot att skära av icke-väsentliga element. Målet är att minska kostnaderna, eliminera flaskhalsar och förbättra den totala produktiviteten. Som en biprodukt är själva förvaltningen ofta effektiviserad.
Effektiviseringsprojekt har sitt ursprung i Japan under 1980-talet. John Krafcik myntade termen ”lean manufacturing” 1988 för att visa på åtgärder som vidtagits för att förbättra produktiviteten. På 1990-talet tillämpades detta sedan på byggbranschen av tänkare som Lauri Koskela. Idén har sedan dess genomsyrat alla typer av projektledning.
Traditionell projektledning är uppdelad i ett antal faser, inklusive initiering, planering, forskning och utveckling samt produktion. Dessutom finns ett kontrollsystem för att övervaka varje fas. Sådana projekt tenderar att hålla olika avdelningar eller team åtskilda från varandra. De är också benägna att avvika från fasstrukturen och felkommunikation.
Lean projektledning, å andra sidan, ser till att rätta till vanliga misstag i traditionell projektledning. En vanlig missuppfattning bland projektledare är att lean management leder till att dessa faser överges. Lean management håller sig faktiskt närmare de faserna. Detta tvingar projektgruppen att skapa starkare planer utan avvikelser.
För att hålla sig mer strikt till cykeln insåg vissa företag att de behövde uppmuntra samarbete mellan team. Detta har blivit en nyckelkomponent i lean projektledning. Först deltar alla intressenter i projektet i projektinitieringsfasen. Det betyder att alla är på samma sida när nästa fas börjar.
Sedan samarbetar designers och producenter kring forskning och utveckling samt produktion. Genom att delta i produktionen är det mer sannolikt att designers gör praktiska mönster. Detta minskar tiden det tar för omkonstruktioner. Det minskar också kommunikationsslingorna mellan ledning, designers och produktionsteamet, eftersom de alla fysiskt befinner sig i samma utrymme.
En nyckelkomponent i all effektivisering i verksamheten är att minska kostnaderna, och lean management är inte annorlunda. De flesta projektledare försöker hitta det material som behövs för ett projekt så tidigt som möjligt. De flesta projekt är dock utsatta för förändringar i design och material. Genom att handla tidigt överspenderar projektgruppen faktiskt material och skapar mycket avfall.
Som jämförelse syftar lean projektledning till att låsa materialorder vid den sista rimliga tidpunkten. Det innebär att ge forsknings- och utvecklingsavdelningen så mycket tid som möjligt för att slutföra konstruktioner men undviker att skapa ett stort gap mellan utveckling och produktion. På så sätt köps bara det material som behövs. De är också mer benägna att köpas i rätt kvantiteter.
Styrelementet i projektledning är också integrerat i lean projektledning. Övervakning på plats minskar kommunikationsslingor och ökar produktiviteten. Projektledare kan starta plan-do-check-adjust (PDCA) cykler på alla delar av projektet för att lära av misstag. Detta hjälper också till att hålla projektet fokuserat och hjälper till att undvika avvikelser från kärnmålet.