För att kunna spåra kvaliteten på det arbete som utförs i ett laboratorium måste vissa system finnas på plats. Ett mikrobiologiskt laboratorium analyserar prover och kan även kontrollera att industriella eller vetenskapliga processer fungerar korrekt. Kvalitetskontroll inom mikrobiologi använder därför dokumentation för att registrera vad som händer under en process och för att lokalisera frågor som påverkar dessa processer.
Sjukhus, industri och forskning är områden där mikrobiologer är verksamma. För att få så exakta resultat som möjligt måste han eller hon följa reglerna. Dessa regler säkerställer att materialet är lämpligt för ändamålet, att analytiker är korrekt utbildade och att procedurer följs korrekt. På så sätt kan misstagen minskas och källan till ett problem kan identifieras.
Mikrobiologer identifierar mikroorganismer, såsom bakterier och svampar, för att leva. Vikten av detta beror på vilket område de arbetar inom. Livsmedelssäkerhet är ett sådant exempel. Tillverkare av livsmedel kan behöva ett mikrobiologiskt labb för att kontrollera om några farliga mikrober finns i maten.
Läkemedelsföretag tillverkar läkemedel för att användas på människor eller djur. Om produkten är kontaminerad med mikrober kan detta påverka patienten negativt. Kontaminering är särskilt farlig om produkten är en injicerbar medicin, där mikrober kan införas direkt i kroppen.
Sjukhusmikrobiologer testar prover från sjuka patienter. Om de kan hitta en mikrob som orsakar en sjukdom, kan läkare behandla patienten effektivt. Forskningsmikrobiologer analyserar mikrober i vetenskapliga syften, och deras resultat kan vara viktiga för folkhälsan eller för framtida forskning.
Att korrekt identifiera en mikrob som finns i ett visst område är målet för vilken mikrobiolog som helst. När mikroben har identifierats kan en mikrobiolog också behöva spåra kontamineringskällan och ta bort problemet. Han eller hon kan också behöva ge råd om rätt metod för att lösa problemet och förhindra att det händer i framtiden.
Centralt för dessa ansvarsområden är den exakta identifieringen av den inblandade mikroben. Mikrobiologiska tester är lätt förorenade med andra, irrelevanta mikrober, vilket gör hela testet felaktigt och alla framtida handlingar värdelösa. Kvalitetskontroll inom mikrobiologi är därför oerhört viktigt för att testningen ska bli användbar.
Laboratorieanalytiker behöver veta det rätta sättet att utföra uppgifter. För att lära sig dessa kan de följa utbildningsprocedurer, som i skrift beskriver det bästa sättet att utföra uppgifter. Varje procedur är densamma för varje analytiker. En del av kvalitetskontrollen inom mikrobiologi är att föra register över utbildning för att visa att en analytiker visste hur man utför uppgiften korrekt.
Sedan måste en analytiker följa reglerna för varje särskilt test han eller hon gör på prover. Dessa regler förhindrar att testet kontamineras och säkerställer att, om relevanta mikrober finns i provet, kommer testet att identifiera dem. En typisk testprocedur, som kallas en standardoperationsprocedur (SOP) i vissa fält, beskriver hur provet ska hanteras, hur man arbetar med utrustningen och vid vilka temperaturer och tider ett prov inkuberas. Alla steg i testet måste också registreras i detalj av analytikern.
Utrustning i laboratoriet måste också göra sitt jobb ordentligt. Kvalitetskontroll inom mikrobiologi kan även sträcka sig till utrustningen. Analytiker och ingenjörer registrerar skriftligt om utrustningen fungerar och tar bort den från användning om den inte är det.
I en bransch som läkemedel kan termen kvalitetskontroll också syfta på en hel avdelning. Personer som arbetar på kvalitetskontrollavdelningen (QC) kontrollerar produkterna och råvarorna för kontaminering. De kontrollerar också de delar av fabriken som är involverade i tillverkningen av produkten för möjliga föroreningskällor.
Om en mikrobiolog hittar kontaminering i ett prov kan han eller hon titta tillbaka genom kvalitetsdokumentationen för att säkerställa att inget gick fel eller gjordes felaktigt i testprocessen. Om denna dokumentation inte finns kan en analytiker inte utesluta misstag som orsak till kontamineringen. Kvalitetskontroll inom mikrobiologi är därför en metod för att säkerställa att resultaten är giltiga och kan åtgärdas. Samtliga regler ger också analytiker bra rutiner att följa så att de kan utföra arbetet med hög kvalitet.
Kvalitetskontroll i ett mikrobiologiskt labb kan kontrolleras av externa tillsynsorgan. US Food and Drug Agency är en sådan organisation som kontrollerar dokumentationen från många företag, till exempel de som producerar läkemedel. Varje land har i allmänhet sina egna tillsynsorgan för laboratorier som är verksamma inom olika områden.