Kontantavstämning är en process som används för att jämföra saldon som hittats mellan reskontra och mängden kontanter till hands. Detta tillvägagångssätt är nödvändigt för företag som upprätthåller en liten kassafond, såväl som för att stämma av summan pengar på bankkonton med saldot som visas i bokföringen. Grundtanken bakom kontantavstämning är att redovisa alla kontanta resurser och se till att det inte finns några frågor om pengar som tas emot eller spenderas under den aktuella perioden.
En kontantavstämning kan göras när som helst. Det är inte ovanligt att företag som har en småkassa för snabba inköp av varor till ett visst pris gör småkassavstämningen minst en gång i veckan. I vissa fall kan processen att stämma av kontanter till hands med bokföringen ske dagligen. Beslutet om hur ofta man ska engagera sig i denna typ av avstämning beror på mängden transaktioner som utförs varje dag eller vecka, och vilken typ av kontantkonton som är involverade.
Även om processen för att genomföra en kontantavstämning kommer att variera från en inställning till en annan, finns det några grunder som sannolikt kommer att gälla i alla situationer. Det första steget innebär vanligtvis att man räknar de faktiska kontanterna för att fastställa beloppet som är omedelbart verifierbart. När man utför avstämningen för saldot av medel som finns i ett kassaregister, innebär detta vanligtvis att man först summerar mängden pappersvaluta som finns till hands, och sedan räknar man även eventuella mynt som också finns i registret. Detta fungerar som grund för att matcha dessa summor med beloppen som finns i redovisningsreskontran.
Vanligtvis kommer kontantavstämningen att gå vidare till huvudboken och den bokföring som krävs för att redogöra för de in- och utbetalningar som nyligen gjorts från kassareserverna. Här är målet att redogöra för var och en av dessa transaktioner, bokföra både debeter och krediter för att identifiera mängden kontanter som visas per det aktuella datumet. Helst stämmer siffran i huvudboken överens med den fysiska inventeringen av kontanterna, vilket gör det möjligt att betrakta böckerna balanserade och summan korrekt. Om det finns någon form av diskrepans måste åtgärder vidtas för att identifiera förekomsten av eventuella additions- eller subtraktionsfel i böckerna, eller försöka ta hänsyn till möjligheten av en utbetalning från kontanter som inte registrerades i böckerna.
Med alla former av kontantavstämning är det möjligt att identifiera avvikelser relativt snabbt, vilket också innebär att problemen kan lösas innan mindre skillnader leder till större. Att till exempel genomföra en kassaavstämning i registret i slutet av varje arbetsdag kommer att räcka långt för att förhindra alla typer av stölder som kan inträffa samt ta hänsyn till alla situationer där det finns mer pengar till hands som bokföringen återspeglar . Att identifiera avvikelserna tidigt ökar möjligheten att snabbt identifiera ursprunget, göra nödvändiga justeringar och gå vidare med ett korrekt kassasaldo.