Kompetensbaserad prestationsledning använder en lista över nödvändiga färdigheter och kunskaper, så kallade kompetenser, för att utvärdera en anställds prestation på jobbet. Denna ledningspraxis fokuserar på färdigheter och egenskaper hos arbetande anställda för att fastställa deras styrkor på jobbet och identifiera områden som behöver förbättras. Chefer använder kompetensbaserad prestationshantering för att förbättra de anställdas effektivitet och moral och för att minska kostnaderna för att utbilda anställda genom att lokalisera och utveckla de specifika färdigheter som behövs för att utföra en affärsuppgift eller ett jobb.
Denna metod kan användas för att förbättra prestation inom en position eller för att placera medlemmar i en organisation i positioner som är väl lämpade för deras kompetens. Även om huvudfokus för denna typ av ledning är att höja nivån på de anställdas prestationer, kan kompetensbaserad resultatstyrningsdata också användas av mänskliga resurser (HR) för att utvärdera och placera anställda i jobb baserat på deras förmåga att uppfylla kraven i jobb. Kompetenser är egenskaper som människor besitter eller utvecklar som hjälper dem att fungera framgångsrikt i en position. I vissa fall kan kompetensbaserad prestationsledning kräva att en anställd tas bort från en position där han konsekvent inte kan uppfylla prestationsmålen.
Fysiska, mentala och färdighetsegenskaper kan alla inkluderas som kompetenser som behövs för att utföra ett jobb. Kompetenserna kan variera kraftigt mellan olika anställningsbefattningar. Definierade kompetenser beror till stor del på kraven för ett visst jobb. Kompetensbaserad prestationsledning skapar i huvudsak en översikt över den perfekta medarbetarkompetensen och skapar ett utvärderingssystem, kallat ett kompetensramverk, på vilket man kan utvärdera de anställdas prestationer. I allmänhet, när en anställd inte uppfyller de nödvändiga kraven för att uppfylla behoven i en position, utbildas eller utbildas medarbetaren i svaga områden för att hjälpa honom att prestera bättre i positionen.
Kompetensramar som används i kompetensbaserad prestationsledning bör vara flexibla utifrån de aktuella kompetensbehoven i en position. Att kräva kompetens eller egenskaper som är onödiga i den specifika positionen kan kräva att en anställd skaffar sig onödiga färdigheter och kunskaper, ofta till en kostnad för verksamheten som kräver kompetenserna. Att till exempel kräva att en grafisk designer ska lära sig redovisningsprocedurer eller att kräva att en revisor ska lära sig grafikprogram kan båda anses vara onödiga kompetenskrav för att hantera dessa positioner.
Generellt sett mäter kompetensbaserad prestationsledning anställdas prestationer baserat på deras förbättringar sedan den senaste kompetensutvärderingen. I denna typ av system mäts den anställde mot sin egen tidigare prestation, och han konkurrerar inte nödvändigtvis med andra anställda på sina kompetensnivåer. Kompetensbaserad prestationsledning innebär också att belöna anställda som uppfyller eller överträffar kompetenskraven. I allmänhet används belöningar i de fall då förbättringar av en eller flera kompetenser visas, men belöningar kan också ges till anställda som visar konsekvent skicklighet i vissa eller alla kompetenser som krävs för ett jobb.