Kommunikationsprocessen är en sekvens av händelser där en avsändare sänder ett meddelande till en mottagare. Budskapet kan vara verbalt eller icke-verbalt så länge som mottagaren kan förstå det. Det finns flera steg i processen: kodning, överföringsmedium, avkodning och återkoppling. Avsändaren väljer ett format för meddelandet, ”kodar” det till den formen och väljer sedan och använder ett medium, eller metod, för överföring. När mottagaren tar emot meddelandet ”avkodas det” och återkoppling sker.
De nödvändiga komponenterna som behöver vara närvarande för att kommunikationsprocessen ska ske är avsändaren, mottagaren och meddelandet. Avsändaren är den person eller grupp som behöver kommunicera information och överför meddelandet. Meddelandet kan ta många former som skrift, bilder, gester eller tal. För att effektiv kommunikation ska kunna äga rum är det viktigt att budskapet lätt kan förstås. Mottagaren är den person eller grupp som får meddelandet, förstår det och svarar vid behov.
Det första steget i kommunikationsprocessen kallas kodning. Det är då budskapet omvandlas från en tanke i någons sinne till en form som kan förstås av andra. Meddelandet kan skrivas ner, talas upp, eller det kan till och med ha en icke-verbal eller ordlös form som gester eller en bild. När meddelandet har kodats bör det vara i en form som är redo att tas emot och förstås.
Efter att meddelandet har förberetts för överföring måste det skickas. Denna del av kommunikationsprocessen kallas överföringsmediet. I detta steg väljer avsändaren den bästa metoden för att skicka meddelandet och sänder det. Ett skriftligt meddelande kan till exempel ha formen av e-post eller en affärsrapport som skrivs ut och levereras för hand. Ett verbalt meddelande kan vara telefonsamtal eller ett tal som hålls inför en publik, och ett icke-verbalt meddelande som en bild kan överföras genom att lägga ut den på Internet eller hänga den på ett museum.
När meddelandet väl har sänts kräver nästa steg i kommunikationsprocessen avkodning. Detta inträffar när mottagaren får meddelandet, undersöker och tolkar det med hjälp av tidigare kunskaper och erfarenheter. På detta sätt utvecklar mottagaren en förståelse för budskapets innebörd som delvis bygger på hans eller hennes egen bakgrund. Slutligen är feedback den sista delen av processen där mottagaren svarar på meddelandet och därigenom indikerar förståelse.