Vanligtvis är en kanban-tavla ett fysiskt diagram placerat i ett centralt område av en fabrik. Den är utformad för att hålla projektmål och uppgifter mycket synliga för alla teammedlemmar. Kanban-tavlor är ordnade i rader och kolumner, där varje kolumn eller rad representerar ett specifikt mål, projekt eller gruppmedlem. Kort eller biljetter placeras i detta rutsystem för att representera steg eller uppgifter relaterade till vart och ett av dessa mål. Enkla projekt kan kräva endast ett dussin kort, medan komplexa projekt kan involvera hundratals kanban-kort.
Kanban-brädor är ett vanligt verktyg som används vid lean manufacturing. Under lean, eller just-in-time-tillverkning, strävar företag efter att minimera avfall när det gäller material, utrustning och tid. Tillverkare som använder denna strategi fokuserar på att säkerställa att varje dollar och minut som spenderas i produktionen resulterar i vinst. Kanban-tavlor, som är uppkallade efter en japansk term för skylt eller skylt, hjälper dessa företag att optimera schemaläggning och uppgiftslistor.
Korten som används på kanban-tavlor är ofta färgkodade så att teammedlemmar enkelt kan sortera genom uppgifter. Högprioriterade jobb kan skrivas på till exempel röda kort, medan en specifik anställd kan leta efter gröna kort för att hitta sitt ansvar. Korten kan vara självhäftande, eller kan passa in i fack inbyggda i varje kort. När uppgifter slutförs eller justeras flyttas kortet från brädet eller placeras i en separat sektion. Nya uppgifter kan läggas till när som helst genom att helt enkelt lägga till ett nytt kort.
Vissa företag använder virtuella kanban-kort istället för fysiska för att underlätta kommunikationen. Tillverkare förlitar sig på speciell programvara för projektplanering för att skapa dessa kort, som ofta liknar deras fysiska motsvarigheter. Användare kan lägga till eller ta bort uppgifter med ett musklick, eller till och med dra och släppa kort till olika delar av brädet. Denna typ av applikation fungerar som ett effektivt sätt för teammedlemmar på olika platser att arbeta tillsammans i ett projekt.
Kanban-tavlor är designade för att eliminera vägspärrar i tillverkningen och hålla alla teammedlemmar på samma sida. De fungerar som en kontinuerlig påminnelse om att uppgifter bör slutföras för att uppfylla företagets mål. Medarbetarna lämnas inte förvirrade eller oklara om i vilken ordning arbetsuppgifterna ska utföras, så de är bättre rustade att utföra sina jobb. Liksom lean manufacturing är kanban-brädor designade för att eliminera slöseri och maximera produktivitet och vinst.