Journalsystem är pappers- eller elektroniska system som används för att organisera och katalogisera information om behandlingar, allmänna hälsotillstånd och annan information som är relevant för patienter. Idag använder många läkarmottagningar, sjukhus och andra typer av kort- och långtidsbehandlingar program för att skapa ett anpassat journalsystem. Här är några exempel på vilken typ av data som finns i systemen och hur de används.
Centralt för alla typer av journalsystem är patientinformationen som finns i de katalogiserade uppgifterna. Den innehåller grundläggande information som patientens namn, kön och ålder. I journalen finns också kontaktuppgifter till anhöriga eller andra personer som har behörighet att ta emot information om patienten. Anteckningar om eventuella allergier dokumenteras också. Om patienten har någon typ av försäkring eller någon form av rabattplan för sjukvården sparas även relevant information i patientjournalen.
Tillsammans med de grundläggande patientuppgifterna kan journalsystem också lagra år av information om läkarbesök, sjukhusvistelser, kirurgiska ingrepp och medicinering som ordinerats på kort eller lång sikt. De flesta system inkluderar fält där läkare, sjuksköterskor och annan auktoriserad medicinsk personal kan skriva in anteckningar som är relevanta för varje händelse där medicinsk vård utvidgades till patienten.
Journalsystem fungerar ibland också som ett sätt att dokumentera kommunikation med patienten eller försäkringsgivaren. Systemet kan fånga datumen då skadeanmälningarna förbereddes och lämnades till leverantören, svaren på anspråken och eventuella betalningar som tagits emot från försäkringsbolaget eller direkt från patienten. Detta gör det möjligt att generera fakturor till patienten som håller honom eller henne informerad om kontots aktuella status.
Med tillkomsten av elektroniska journalsystem kan många procedurer som brukade ta timmar nu utföras på mycket kortare tid. Till exempel kan de elektroniska journalerna sökas med hjälp av nyckelord, vilket gör det möjligt att snabbt gå igenom patienthistorier som går tillbaka ett antal år utan att vada i stora mängder tryckta dokument. Utöver att snabbt hämta information i syfte att tillhandahålla medicinska tjänster till patienten, gör datoriserade journaler det också enkelt att sammanställa statistik över antalet patienter som behandlas för en viss sjukdom eller vilka typer av mediciner som oftast utfärdas av en given läkare. Data av denna typ kan vara till stor hjälp när man utvärderar omfattningen av en praktik och den allmänna kvaliteten på vården som erbjuds av en läkare.
Som ett verktyg för hantering av hälsoinformation kan värdet av elektroniska journaler inte underskattas. Data som skulle behöva lagras på en fjärrlagringsanläggning kan enkelt matas in i journalsystem och lagras på en hårddisk såväl som på CD-skivor för enkel återhämtning. Detta hjälper till att hålla utskrivna dokument till ett minimum och frigör utrymme för andra ändamål.
Förutom att finnas på hårddiskar eller lokala servrar, kan journalsystem också placeras på en fjärrserver och andra fjärrdatalagringslösningar. Denna förmån är särskilt användbar i situationer där det finns en önskan att ha säkerhetskopior av data tillgängliga. Om läkarmottagningen eller sjukhuset skulle råka ut för skador på grund av en naturkatastrof, bevaras alla patientdata fortfarande och kan nås med rätt behörighetskoder.