Internetfax är en typ av onlinetjänst som ger abonnenter möjlighet att skicka och ta emot fax utan fax. Istället är internetåtkomst och ett e-postkonto allt som krävs.
För att använda en Internetfaxtjänst registrerar sig en abonnent för en liten månadsavgift och tilldelas ett faxnummer. När ett fax skickas till abonnentens nummer accepterar tjänsten faxet och förvandlar det till en fil som vidarebefordras till abonnentens befintliga e-postadress.
För att skicka ett internetfax skapar abonnenten ett e-postmeddelande. Faxinnehållet kan skrivas i e-postmeddelandets brödtext, och bilagor är normalt tillåtna. Destinationsfaxnumret anges i fältet ”Till” tillsammans med ”@” och namnet på Internetfaxtjänsten. Om till exempel faxnumret var 1-555-234-5678, skulle e-postmeddelandet adresseras till 15552345678@internetfax.com. I fältet ”Ämne” anger användaren namnet på mottagaren, till exempel ”Attn: Mr. Förklarade”.
Ett litet verktygsfält, tillgängligt för nedladdning från Internetfaxtjänsten, används som ett insticksprogram i e-postprogrammet. Genom att klicka på knappen ”Skicka” i verktygsfältet skickas e-postmeddelandet till Internetfaxtjänsten. Vid mottagandet konverterar ett automatiserat program e-postmeddelandet till ett faxformat och faxar sedan till numret som anges i rubriken ”Till”. Mottagaren tar emot faxet normalt via sin fax.
Denna tjänst kan vara mycket bekväm. Av de många fördelarna är ditt tilldelade faxnummer aktivt 24 timmar om dygnet, så att ditt konto kan ta emot fax dygnet runt. Jämför detta med att använda en fax, som är beroende av att ditt telefonsystem är fritt att acceptera ett fax. För dem som använder en telefonlinje för fax, telefon och uppringning är en Internetfaxtjänst särskilt praktisk. Internetfaxtjänster sparar också papper och faxtoner och förlitar sig inte på en servicebar fax. Alla fax skickas och tas emot som filer. De kan skrivas ut efter eget val, men det är inte nödvändigt.
En ytterligare fördel med en Internetfaxtjänst är att abonnenten inte behöver vara bekant med faxprogram eller faxmaskiner. Bekvämligheten med att skicka och ta emot fax genom att använda det välbekanta e-postgränssnittet tilltalar många.
En av de bästa funktionerna med Internetfaxtjänster är att många erbjuder avgiftsfria faxnummer för USA och Kanada, så att dina amerikanska och kanadensiska kunder kan faxa dig gratis. Att skicka fax är också gratis för abonnenten, eftersom han eller hon bara skickar e-post.
När du tittar på Internetfaxtjänster, överväg en tjänst som erbjuder en säker webbplats. Detta ger en mobil ”portal” för att skicka/ta emot fax när du är på resande fot eller borta från hemmet. Bekräftelse av skickade fax bör vara standard, så att du kan vara säker på att din kund fick din kommunikation. Möjligheten att skicka till mer än ett faxnummer åt gången kan också vara värdefullt. Kontrollera om det finns en sidkapacitet, eftersom vissa tjänster kan begränsa antalet sidor som abonnenten kan skicka/ta emot under en månad.
Internetfaxtjänster varierar i pris så det lönar sig att leta efter en konkurrenskraftig affär som balanserar funktioner och ekonomi. De flesta tjänsterna kör mellan 10-20 USD per månad.