Upphandlingsoutsourcing är en allmän term som används för att beskriva en situation där ett företag eller en organisation köper inköpstjänster från ett externt företag. Outsourcing har funnits som affärsmodell väldigt länge, men det blev känt i mitten av 1990-talet när stora företag började minska på välbetalda befattningar till förmån för att lägga ut administrativa funktioner till företag i andra länder. Det primära målet med outsourcing är att förbättra effektiviteten och minska administrativa omkostnader.
Begreppet upphandling används för att beskriva ett brett spektrum av aktiviteter, främst inriktade på inköp av varor och tjänster från andra leverantörer. Metoderna och processerna som används varierar något beroende på bransch, men är för det mesta ganska generiska. Många företag använder ett stegvis tillvägagångssätt för outsourcing, vilket gör att ett upphandlingsföretag kan genomföra alla transaktioner under en specifik tröskel utan godkännande från kunden. Alla förhandlingar eller kontrakt för över ett specifikt dollarvärde kan slutföras av kunden, med hjälp och råd från inköpsspecialister, efter behov.
När du letar efter ett outsourcingföretag för inköp finns det tre områden som bör ingå i granskningen: betalningsmetod, exakta tjänster som ska tillhandahållas och mätvärden för att utvärdera prestanda. Företag som lägger ut inköp på entreprenad till företag som är belägna utomlands måste granska juridiska avtalsförpliktelser, öppettider och ledningens input eller åtkomst. Valet av ett upphandlingsföretag bör slutföras genom en öppen anbudsprocess. Kvaliteten på anbudssvar kan vara mycket avslöjande, eftersom denna typ av arbete är den primära funktionen för ett upphandlingsföretag.
Det finns två olika betalningsmetoder som vanligtvis förekommer vid outsourcing av inköp: procentandel av inköp eller schablonbelopp per inköpsorder. Procentandelen av inköp är en fast procentsats som faktureras baserat på de totala utgifterna som bearbetats genom tjänsteföretaget. En faktura skickas vanligtvis varje månad, som anger dollarvärdet för alla beställningar som behandlas, det totala beloppet för uppnådda besparingar och det belopp som ska betalas för utförda tjänster. En schablonbelopp baseras på transaktionsvolymen. Båda metoderna kan manipuleras för att öka fakturavärdena och måste hanteras noggrant.
Listan över tjänster som upphandlingsföretaget kommer att tillhandahålla bör vara tydligt definierad. Betalningsvillkor, rapporteringskrav, eskaleringsprocedurer och servicenivå är alla viktiga i den här typen av avtal. Se till att de ingår i kontraktet på en mycket detaljerad nivå. Mätvärden som företaget kommer att tillhandahålla bör vara knutna till de avtalade tjänsterna. Dessa värden används för att avgöra om det upphandlande outsourcingsföretaget uppfyller sina avtal och servicenivåavtal.