Inköpshantering är den process som företag använder för att köpa ekonomiska resurser och affärsinsatser från leverantörer eller leverantörer. Denna process hjälper företag att förhandla priser och få de bästa kvalitetsresurserna för produktionsprocesser. Mindre företag har vanligtvis inte en avdelning dedikerad till inköp eftersom de har mycket mindre affärsverksamheter. Vanligtvis är småföretagare eller entreprenörer ansvariga för att arbeta med leverantörer och leverantörer för att skaffa de nödvändiga varorna för affärsverksamheten. Större företag kan köpa resurser och insatsvaror i stora volymer; stora inköp kräver vanligtvis en inköpshanteringsprocess.
Grundläggande ekonomiska resurser inkluderar vanligtvis mark, arbetskraft och kapital. Mark är den fysiska resurs som företag använder när de producerar varor eller tjänster för konsumenter. Fysiska resurser kan innefatta naturresurser som timmer, vilda djur eller havsfiske. Företag använder vanligtvis inköpshantering för att ingå kontrakt eller andra juridiska avtal för att köpa rätten eller tillgången till naturresurser för sin affärsverksamhet. Företag kan också köpa redan skördade fysiska resurser från leverantörer och leverantörer.
Inköpshantering innebär också att man anställer arbetskraft för att omvandla fysiska resurser till konsumentprodukter. De flesta företag försöker anställa anställda med direktannonsering av lediga jobbmöjligheter via webbplatser, tidningsannonser eller andra traditionella annonseringsmetoder. Rekryterare eller headhunters kan användas om företag behöver hitta individer med specifika färdigheter, utbildning eller erfarenhet. Personalavdelningar är den primära inköpshanteringsfunktionen för att anställa anställda. Personalavdelningar används ofta för denna funktion för att säkerställa att regionala lagar följs när man anställer anställda. Företag kan också välja tillfälliga arbetskraftstjänster som en källa för korttidsanställda som används i företagets produktionsprocesser.
Ett företags kapitalresurser förvärvas också vanligtvis genom inköpsavdelningar. Individer i denna process kan inkludera revisorer, affärsanalytiker eller ekonomichefer som är ansvariga för att bestämma den rätta mixen av banklån eller aktieinvesteringar för att finansiera företagets verksamhet. Inköpschefer involverar ofta medlemmar av företagets finansiella team i denna process, eftersom komplex finansiell information ofta måste presenteras korrekt för banker eller investerare.
Företag kan få rabatterade priser på affärsinsatser när de köper stora mängder ekonomiska resurser från leverantörer eller leverantörer. Att använda kontrakt för att sätta fasta priser på framtida inköp av resurser kan också sänka anskaffningskostnaden för resurser. Terminskontrakt är en säkring mot potentiella framtida kostnadsökningar på de ekonomiska resurser företag använder för att producera konsumentvaror eller tjänster.