Inkassoprocessen börjar vanligtvis med den ursprungliga borgenären. Kunder som missar en betalning kan få ett brev med posten eller ett telefonsamtal som påminner dem om att betalning ska ske. Missade betalningar som löses i detta tidiga skede har vanligtvis bara små konsekvenser, såsom en liten avgift eller en mindre incident på gäldenärens kreditupplysning. Allt eftersom tiden går eller gäldenären missar fler betalningar blir inkassoprocessen dock allvarligare; borgenären kan börja ringa oftare eller skicka mer brådskande korrespondens via posten. Ungefär sex månader efter den första missade betalningen debiterar borgenären vanligtvis kontot.
Ett debiterat konto innebär att den ursprungliga borgenären ger upp och säljer skulden till en extern inkassobyrå. Denna åtgärd har vanligtvis en allvarlig inverkan på gäldenärens kreditupplysning. Vid denna tidpunkt är inkassobyrån enligt lag skyldig att meddela gäldenären att den har tagit över kontot.
Efter att ha mottagit meddelande från inkassobyrån har gäldenären vanligtvis 30 dagar på sig att ifrågasätta äktheten av skulden. Om gäldenären hävdar att skulden inte är giltig är inkassobyrån skyldig att verifiera kontot hos den ursprungliga borgenären. Byrån kan inte vidta ytterligare åtgärder medan kontot är i tvist.
När de 30 dagarna har gått eller kontot har validerats hos den ursprungliga borgenären, påbörjar byrån inkassoprocessen. Byråer kontaktar vanligtvis gäldenären per post eller telefon och kräver betalning. Vissa inkassobyråer kan vara villiga att samarbeta med gäldenären genom att erbjuda betalningsplaner eller avvecklingsbelopp, men de har rätt att begära så mycket de vill så länge det inte överstiger det totala skyldiga beloppet. Samlare är inte skyldiga att acceptera ett förlikningserbjudande eller betalningsplan från gäldenären.
Medan inkassoföretag kan använda många förhandlingstaktiker för att samla in pengar, förbjuder Fair Debt Collection Practices Act vissa beteenden. Samlare kan till exempel inte ringa före klockan 8 eller efter klockan 9. De får inte trakassera gäldenärer, använda obscent språk eller hota dem med skada. Samlare får inte göra falska påståenden om skulden eller göra hot som involverar rättsliga åtgärder som de inte planerar att faktiskt vidta.
Om gäldenären underlåter att betala det skyldiga beloppet eller vidta förlikningsarrangemang, kan myndigheten antingen sälja kontot till ett annat företag eller till en inkassoadvokat. En advokat kan vidta rättsliga åtgärder mot gäldenären, inklusive en dom eller stämning. Förlikning vid denna tidpunkt i inkassoprocessen innebär ofta inträde i domstol och ytterligare böter och avgifter. Det har också en kraftigt negativ inverkan på gäldenärens kreditupplysning.