Termen ”immateriell egendom” är en juridisk term som i allmänhet avser upphovsrätt, varumärken eller patent. Var och en representerar en immateriell rättighet till någon form av exklusiv användning av en idé, process, komposition eller beskrivande ord eller fras. Immateriella rättigheter, som helt enkelt kallas ”IP” för kort, är mycket viktigt för både individer och företag – alla som har en idé eller produkt att skydda. Processen för förvaltning av immateriella rättigheter är det sätt genom vilket företag och individer upprätthåller sina patent, varumärken och upphovsrätter. Hanteringen kan vara så enkel som att hålla alla IP-rättigheter uppdaterade och förnyade, eller så komplicerat som att undersöka marknaden efter nya IP-investeringsmöjligheter och övervaka kränkningar.
Immaterialrättsförvaltning förutsätter förekomsten av immateriella rättigheter. Förvaltningsprocessen handlar om att upprätthålla immateriella rättigheter, inte om att erhålla den i första hand. Den viktigaste underhållsstrategin, och den mest grundläggande delen av IP-hantering, är att säkerställa att all immateriell egendom används i sin fulla utsträckning och att rättigheterna är aktuella.
De flesta immateriella rättigheter utfärdas på sikt. Det vill säga, de är vanligtvis inte livstidsrättigheter och måste ofta förnyas regelbundet. Patent har vanligtvis den kortaste initiala livslängden, följt av varumärken och sedan upphovsrätt. Förvaltning av immateriella rättigheter innefattar vanligtvis en kalender med förnyelsedatum och en checklista för att med jämna mellanrum avgöra om alla ägda rättigheter faktiskt används och upprätthålls.
För att skydda ett patent, varumärke eller upphovsrätt måste man inte bara hålla den aktuell, utan måste också övervaka marknadsplatsen för missbruk och omedelbart åtala intrång. I många jurisdiktioner kan utebliven användning eller upprätthållande av rättigheter leda till uppsägning, eller åtminstone en progressiv försvagning av rättigheten. En IP-ägare måste vidta nödvändiga åtgärder så att rättigheterna behåller sin marknadsexklusivitet. Att se till att alla rättigheter skyddas och inte missbrukas är en form av immaterialrättslig förvaltning.
Immaterialrättsförvaltning innebär också analys och bedömning av en IP-portföljs relativa värde. Immateriella rättigheter som ägs behöver maximeras för att ägaren ska få största möjliga nytta. Det kan innebära att eskalera reklaminsatser eller kampanjer, ett bättre varumärke för en tjänst eller använda ett befintligt varumärkesskydd eller upphovsrättsskydd på ett nytt sätt. Immaterialrättsförvaltning är den process genom vilken IP-ägaren letar efter nya sätt att utnyttja och skydda befintliga IP-rättigheter.
Ju fler rättigheter det finns i en given portfölj, desto mer komplicerad är uppgiften att förvalta immateriella rättigheter. Företag, särskilt de som gör affärer på många marknader, har ofta komplexa IP-hanteringsplaner på plats. Företagshantering av immateriella rättigheter hanteras vanligtvis av ett team av IP-advokater eller specialister. De största företagen har ofta IP-upprätthållande och ledningsgrupper på personal. Andra kommer att lägga ut uppgifter om immateriella rättigheter och skydd av immateriella rättigheter till externa yrkesverksamma.