Human Resource Information System, mer allmänt kallat HRIS-systemet, är en databas utformad för att möjliggöra spårning av all slags personalrelaterad information. Eftersom HRIS-systemet kan anpassas för att passa valfritt antal mänskliga resurser, är det möjligt att anpassa systemet till alla företag eller branscher. HRIS-systemet kan utföra sådana uppgifter som att identifiera och spåra kontakter med sökande, upprätthålla viktig information om status för varje anställd i företaget och i allmänhet göra processen för personalhantering mycket lättare att underhålla.
En av de mest attraktiva aspekterna av HRIS-systemet är att det är lätt att anpassa. Det går att göra systemet så heltäckande som arbetsgivaren önskar. Detta åstadkoms genom att identifiera och lägga till specifika moduler till systemet och aktivera funktioner associerade med varje modul. Till exempel, om HRIS-systemet behöver hålla reda på utbildningsfunktioner för nyanställda och nuvarande anställda, gör planeringsmjukvarumodulen det möjligt att planera det övergripande utbildningsprogrammet och även hålla reda på vem som har deltagit och framgångsrikt genomfört varje avsnitt av programmet .
HRIS-systemet kan hantera alla typer av Human Resource-funktioner. Möjligheterna börjar med anställningsprocessen, vilket gör det enkelt att spåra sökande från inlämnandet av den ursprungliga ansökan hela vägen genom anställningserbjudandet. När det gäller medarbetarrapportering kan HRIS upprätthålla information om medarbetarutvärderingar, förfrågningar om överföring till en annan avdelning eller en intern ansökan om befordran. Dessa typer av rapporteringsfunktioner gör det möjligt för en användare av HRIS-systemet att få tillgång till och granska en fullständig historik för en given anställd från ansökningstillfället till alla erbjudanden, utvärderingar och löneökningar. Systemet kan till och med användas för att identifiera produktivitetsutmärkelser som delas ut till den anställde, såväl som eventuella bonusar som kan tillfalla den anställde som ett resultat av deltagande i ett meritprogram.
Det är inte nödvändigt att aktivera alla moduler i HRIS-systemet under den första installationen. När företaget växer och utbudet av Human Resource-funktioner börjar utökas, är det möjligt att aktivera ytterligare moduler efter behov. Detta gör att systemet kan växa med företaget och fortsätta att göra processen för personalhantering enklare även när verksamheten expanderar.