Vissa beklagar bristen på grundläggande telefonetikett både i personliga och professionella samtal. Telefonetikett erbjuder ett sätt för människor att fungera artigt tillsammans i ett samhälle, vilket eliminerar frustration och kommunikationsmissöden. Telefonetikett fungerar dock bäst när alla känner till reglerna.
Börja tidigt att lära barn telefonetikett. Låt inte ett barn lyfta telefonen om han eller hon inte har en fungerande kunskap om vad det ska säga. Ingen vill ha ett frustrerande samtal med en knappt bekant ettåring. Träna istället barn som är cirka tre till fem år, beroende på deras talförmåga, att lära sig att svara i telefon artigt.
Att svara på en telefon börjar med ett enkelt ”Hej”. För barn inkluderar grundläggande telefonetikett att artigt fråga vem som ringer. Personen i andra änden av linjen bör identifiera sig själv, men ofta är så inte fallet. Instruera barnet att lyssna efter en introduktion innan du ber om en.
Ett exempel på ett samtal som godkänts för att börja med telefonetikett är följande:
”Hallå?”
”Hej, kan jag prata med din mamma?”
”Får jag fråga vem som ringer?”
”Det här är Bob Shipley från Auto Store.”
”Kan du snälla hålla ut ett ögonblick?
Vid det här laget ska barnet kunna berätta för föräldern vem som ringer, och inte skrika så högt som möjligt, ”Hej mamma, Bob Shipley är i telefon!” Om föräldern av någon anledning är upptagen, byter blöja eller i badrummet ska barnet återvända till den som ringer och uppge att den efterfrågade är otillgänglig. Vid denna tidpunkt bör barnet ta ett nummer eller meddelande. Barnet ska inte avslöja den eftersöktes handlingar, till exempel ”Hon är i badrummet.” Han eller hon ska bara säga att föräldern inte kan komma till telefonen och kommer att ringa tillbaka ganska snart.
Att lära ut denna grundläggande telefonetikett till små barn kan resultera i livslånga vanor mot uppringare. Nästa regel för telefonetikett är att ringa tillbaka i tid. Om ett barn har gått i god för att en förälder ringer tillbaka snabbt, bör föräldern göra just det, om inte en nödsituation uppstår.
För den som ringer är identifiering nyckeln. En hälsning från ”callee” ska följas upp med ”Hej det här är si och så. Får jag prata med Mrs Jones?” Man bör presentera tillräckligt med information om sin verksamhet i förväg, där det är möjligt. Läkarmottagningar och kreditkortsföretag är undantagen på grund av sekretesslagar. I det här fallet kan den som ringer endast ange namn och nummer.
Telefonetikett kräver att både den som ringer och mottagaren är redo att skriva ner information vid behov. Innan du ringer ett samtal eller tar ett, var säker på att du har ett fungerande skrivverktyg, all information du kan behöva ge och något att skriva på.
För personen på den andra linjens skull, håll telefonsamtal korta men vänliga. När affären är genomförd avslutar du med ett enkelt tack, antingen för att du använder ett företag eller för att du har tillhandahållit nödvändig information. Tack bör återgäldas för att främja god telefonetikett. Tänk också på olika tidszoner. Sikta på att ringa under dagen. Undvik samtal före 9:9 och efter XNUMX:XNUMX.
Grundläggande telefonetikett kräver också artighet mot advokater. Det är inte nödvändigt att lyssna på en hel säljpresentation. Man kan fråga namnet och verksamheten på en advokat, som vanligtvis arbetar med ett manus, och sedan uttrycka ointresse för verksamheten eller produkterna. Man kan också konstatera att han eller hon inte bedriver verksamhet över telefon. Man kan också begära att få sitt namn på en ring inte-lista i framtiden.
Screening av samtal med nummerpresentation är acceptabelt när man varken har tid eller lust att prata med en uppringare. Man behöver inte heller av grundläggande telefonetikett för att ringa tillbaka telefonsamtal från oönskade advokater. Om man skärmar samtal från familj, vänner eller affärsbekanta bör man dock anstränga sig för att ringa tillbaka samtal i tid.