Varje arbetsgivare, stor som liten, måste sörja för periodisk betalning av löner, provisioner och löner till sina anställda. Ett komplext jobb i USA, ett företags löneförberedelse består av ett antal olika uppgifter, inklusive verifiering av ersättningen till anställda, beräkning av inkomst och löneskatt som ska innehållas från lönen och beräkning av andra belopp som ska innehållas . Även om det uppenbarligen är en vardaglig uppgift som grundelementen förblir oförändrade från en vecka till en annan, är löneförberedelser en absolut avgörande del av alla företags framgång, eftersom problem med lönehanteringen leder till en dramatisk nedgång i de anställdas moral.
Den första delen av korrekt löneförberedelse är att bestämma hur mycket varje anställd ska få betalt. Tjänstemännen är lättast att betala, eftersom de får samma summa varje vecka. Timanställda registrerar i allmänhet den tid de börjar och avslutar arbetet på ett tidtagningssystem, och dessa register används för att beräkna deras lön. En komplicerande faktor vid beräkningen av timlön är övertid, som endast betalas till timanställda men till en högre taxa än deras ordinarie lön. Uppdragsanställda betalas vanligtvis utifrån sin försäljning, vilket kräver att relevanta försäljningssiffror för varje säljare lämnas till löneavdelningen i tid. Provisionsberäkningar kan vara komplicerade när säljare arbetar tillsammans på en försäljning och delar upp provisionen, samt genom olika provisionssatser för olika produkter.
Vissa arbetsgivare gör också tillägg till sina anställdas lön i form av bonus, semesterersättning, semesterersättning och sjuklön, som är skattepliktiga och ersättning för företagskostnader, som i allmänhet inte är skattepliktiga. Andra justeringar av anställdas löner som kan hanteras genom en lönelista är ersättning för flyttkostnader och betalning av bil- och bensintillägg. Det finns också olika arrangemang för att reglera ersättningen till uppdragsförsäljare för att hjälpa dem att hantera de extrema höga och låga periodiska löner som kännetecknar ersättningen till uppdragsförsäljare.
När inkomsten för varje anställd har utretts ska innehållning och avdrag beräknas. Löneskatter för social trygghet, Medicare, arbetslöshet, invaliditet och ersättning till arbetare måste hållas inne från varje lön som omfattas av lagstadgade krav och gränser, och inkomstskatter måste innehållas från lönen för alla anställda vars lön överstiger en lagstadgad tröskel. Frivilliga avdrag såsom sjukförsäkringspremier, bidrag till pensionssparkonton, flexibla utgiftskonton och andra poster måste också beräknas. En viktig del av löneberedningen är att fastställa vilka justeringar, vare sig avdrag eller tillägg, som sker före beräkning och innehållande av inkomstskatter, och vilka som sker i efterhand. Ett fel vid denna bedömning kan leda till besvärliga skattekonsekvenser för den anställde.
När lönelistan är helt förberedd ska den behandlas. Lönebearbetning och produktion har blivit en mycket automatiserad process i USA, med många lönelistor som behandlas av tredjepartsentreprenörer. Oavsett om den görs internt eller av en tredjepartsentreprenör, genererar processen individuella papperslönecheckar, såväl som direkta insättningar till anställdas bankkonton. Dessutom inkluderar löneberedning att skapa detaljerade och sammanfattande uttalanden för insättning av belopp som är nödvändiga för att täcka checkar och direktinsättningar, såväl som för skatter och andra betalningar till lämpliga statliga myndigheter eller försäkringsbolag. De som ansvarar för löneberedningen ska lämna denna information till arbetsgivarens ekonomi- eller leverantörsreskontraavdelning, vars uppgift det är att se till att medlen för att betala anställda finns tillgängliga och korrekt deponerade. Att bearbeta en lönelista innefattar också att samla in de uppgifter som är nödvändiga för företagets periodiska bokslut och för att ta fram anställdas bokslutsskatt. Varje lönelista är unik och måste vara ordentligt och noggrant förberedd innan den kan behandlas, vare sig den är intern eller av en tredje part.