Analys av affärsgap kan användas för att nå vissa mål. Denna analys innehåller en beskrivning av företagets nuvarande situation, och vad företaget vill uppnå i framtiden. Skillnaden mellan dessa två objekt är gapet. Analysen inkluderar specifika åtgärdssteg som företaget måste genomföra för att överbrygga detta gap och uppnå sina mål.
Till exempel är företag X den främsta dockdistributören i delstaten New York. Företag X vill bli den främsta dockdistributören i hela USA. Företag X slutför en analys som illustrerar hur det kom att bli den främsta dockdistributören i New York. Detta skulle innefatta en översikt över alla aspekter av verksamheten som bidrar till företaget X:s framgång, inklusive marknadsföring, redovisning, informationsteknologi, ledning och andra avdelningar.
Företag X skulle sedan beskriva fördelarna med att uppnå sitt mål att bli den främsta distributören i landet. Mål bör vara specifika och mätbara. I det här fallet kommer företag X att bli den främsta rikstäckande dockdistributören inom tre år. Företag X skulle sedan studera vad det behöver göra för att nå detta mål. Resultatet av företag X:s analys skulle vara en komplett plan, eller gapanalysdokument, som innehåller information om hur man blir den främsta rikstäckande dockdistributören.
Analysen kan innefatta en genomgång av affärsdokument, filer och finansiell information, samt intervjuer med personal på olika avdelningar. När all information har samlats in skapas en gapanalysrapport. Detta dokument innehåller vanligtvis en introduktion som anger syftet med analysen och de metoder som används för att genomföra studien.
Introduktionen följs vanligtvis av en sammanfattning av den aktuella situationen, de mål företaget vill uppnå och den detaljerade planen för att uppnå dessa mål. Denna plan skulle innehålla detaljerade åtgärdssteg för varje område av verksamheten, ett schema för att slutföra varje steg och en budget som beskriver hur mycket planen kommer att kosta. En bilaga med dokument som stödjer eventuella påståenden eller statistik i slutdokumentet kan också inkluderas.
Nästa steg skulle vara att ledningen godkänner handlingsplanen och budgeten. Om planen godkänns omsätts den. Spårning av varje steg krävs för att säkerställa att planen håller sig inom schemat och inom budget. Om det lyckas kommer företaget att uppnå det mål som anges i gapanalysrapporten.
Företag kan använda gapanalys för att uppnå företagsomfattande mål, eller de för en specifik avdelning eller område. Till exempel kan ett företag som vill sänka omkostnader göra en analys av finansiell lucka. Eller ett företag som vill utöka sin produktdistribution kan skapa en marknadsföringsanalys. Gapanalys kan hjälpa företag att förbli konkurrenskraftiga och hjälpa till att mäta den potentiella lönsamheten för ett mål. Detta kan hjälpa ledning och personal att förstå, och vara entusiastiska över, planer som beskrivs i analysen.