Funktionen för personaladministration är att övervaka identifieringen av personalbehov i en organisation i syfte att på ett adekvat sätt tillgodose de identifierade behoven. En annan funktion för personalhantering är att hantera rekryteringen av arbetskraft och utbildning eller personlig utveckling av sådana anställda. Ansvaret för personalförvaltningen omfattar de anställdas välbefinnande och den fortlöpande utvärderingen av de anställda. Att hålla uppe anställdas moral genom att utveckla strategier som är inriktade på att uppnå detta syfte är en annan funktion av personalhantering.
Personalavdelningen i en organisation är vanligtvis ansvarig för att identifiera eventuell personalbrist i organisationen och sedan vidta nödvändiga åtgärder för att fylla bristerna. Denna funktion innebär mer än att bara anställa personer, eftersom det också innebär att avdelningen noggrant ska identifiera de blivande anställda med de kvalifikationer som krävs för de olika befattningarna. Vikten av denna funktion för personalhantering för alla organisationer ligger i det faktum att anställda med rätt talang och kunskap kommer att hjälpa organisationen att prestera effektivt och uppnå en konkurrensfördel.
Ett av sätten som personalavdelningen kan identifiera kvalificerade kandidater på är genom att anordna öppet hus eller andra former av rekryteringsövningar. De måste också följa upp kandidaterna genom att ringa dem på telefon eller skicka e-post eller brev till dem och informera dem om nästa steg att ta. Personalförvaltning kräver också att personalavdelningen kommer att vidta nödvändiga arrangemang om det finns något behov av att de utvalda kandidaterna övergår till andra grenar i organisationen.
Det är en funktion inom personalförvaltningen att anordna utbildning av både nya och gamla medarbetare. När fortbildning behövs för att främja medarbetarna kommer personalen att göra nödvändiga arrangemang för undervisningen. De kommer också att identifiera vilka säkerhetsåtgärder som måste vidtas under medarbetarorientering. Till exempel måste anställda hos arbetare i produktions- och tillverkningsanläggningar följa lagstadgade säkerhetsriktlinjer, som de kommer att läras ut under utbildningen. De kommer också att behöva förses med säkerhetsutrustning som skyddsglasögon och säkerhetsselar.
En annan funktion av personalhantering är att ge incitament till de anställda för att motivera dem. Sådana incitament kan vara i form av välfärdspaket, bonusar eller andra motivationspaket. Incitament är viktiga eftersom de hjälper till att stärka de anställdas moral och motivera dem att bli mer lojala och produktiva.