Ofta används för att hjälpa till att förstå de olika delarna av affärsprocesser, funktionell nedbrytning är vanligtvis en del av projektplanering, analys och design. Affärsverksamhet kan förstås tydligare när ett hierarkiskt diagram som kallas ett funktionellt nedbrytningsdiagram listar de olika funktionerna i ett företag uppifrån och ner. Antalet nivåer affärsfunktioner kan delas upp i beror i allmänhet på verksamhetens komplexitet och storlek. Sådan analys kan utföras för kunskapsrepresentation, som ofta används i artificiell intelligensapplikationer, såväl som under databasnormalisering för att organisera information.
Informationsstrukturen i maskininlärning utvecklas ofta med funktionell nedbrytning. Bayesianska nätverk, som vanligtvis plottar sannolikheter baserat på slumpmässiga variabler, kan dekomponera information mellan anslutna detaljer baserat på orsak. De viktigaste detaljerna i ett system listas vanligtvis först, medan de anslutna delmängderna är listade i varje efterföljande nivå. Om en funktion är beroende av en annan, sägs båda vara kopplade. En lös koppling innebär vanligtvis att en funktion kan ändras utan att ha någon större effekt på nästa.
När förändringar av en funktion direkt förändrar andra kallas det kohesion. De funktioner som har hög sammanhållning är vanligtvis knutna till ett enda mål; därför kan processen vara mer bekväm att förstå. När funktionell nedbrytning utförs väl, så finns det vanligtvis en användbar förståelse för hur processerna i ett system korrelerar. De enskilda enheterna i diagrammet kan också identifiera detaljerna och kraven som är unika för varje funktion, medan fel kan hittas inom ett visst område så att de inte reflekteras i hela systemet.
Att förstå verksamheten i en organisation förhindras ibland när funktionell nedbrytning utförs felaktigt eller ineffektivt. Särskilt överlappande processer och funktioner är ibland problematiska i det här fallet, vilket kan göra syftet med vissa affärsenheter oklart; kopplingarna mellan en process och en annan kan också vara komplicerade. Funktionell nedbrytning implementeras vanligtvis bäst när organiserade möten hålls med lämpliga affärspartners.
Blockdiagram för systemteknik skapas ofta med hjälp av funktionell nedbrytning. Funktioner och komponenter i elektroniska apparater kan till exempel bytas ut inom grafiska block för att skapa en analys vid modifiering av systemet. Datorprogrammering är en annan tillämpning av funktionell nedbrytning, som ofta används för att bryta ner processer till hanterbara komponenter. Liknande metoder används ibland i statistik, särskilt när vissa variabler i en matematisk modell stör andra.