En förtroendeman är någon som har en förtroendeuppdrag. I förtroendebokföring är en betrodd person skyldig att föra detaljerade ekonomiska register när han administrerar en trust eller när han agerar som exekutor i dödsboet efter en avliden person. Förvaltaren kan också förvalta tillgångar för ett minderårigt barn tills han eller hon blir myndig. Dokumenten kan lämnas in till domstolen som en del av ett rättsligt förfarande, och det är viktigt att de är korrekta.
En trust består av kapitalet, vilket är det ursprungliga beloppet av kontanter eller andra tillgångar som är placerade i den, och inkomst. Eventuella kapitalvinster läggs till kapitalbeloppet, medan utgifter och uppkomna kapitalförluster dras av från detta belopp. Eventuella skulder som uppstår av trusten dras också av från huvudmannen.
Förtroendebokföringen listar huvudmannen, såväl som eventuella inkomster som stiftelsen eller dödsboet har fått. Intäkten kan vara i form av ränta eller utdelning på investeringar. Inkomsten anges separat på bokföringsutdraget, eftersom förmånstagarna för varje inkomstform kan vara olika, beroende på villkoren för trusten eller individens vilja.
Om någon del av de tillgångar som innehas i stiftelsen eller som ingår i dödsboet såldes av förvaltaren eller exekutor, ska förvaltningsbokföringen visa fastighetens ”bokförda värde” samt försäljningspriset. Vinsten eller förlusten antecknas i bokföringen. Denna siffra kan användas för att beräkna kapitalvinster eller kapitalförluster.
Eventuella inkomster från trusten eller dödsboet listas i ordning, efter datum och typ av mottagande. Denna metod för att visa journalerna gör det lättare för alla som granskar redovisningsutdragen för att se om några uttalanden saknas. Kvitton för hyra, räntebetalningar eller mottagna utdelningar skulle användas för detta ändamål.
Eventuella betalningar som görs från trusten eller dödsboet anges i redovisningsutdragen för förtroendet. Dessa kan inkludera kostnader för att förvalta stiftelsen eller avveckla dödsboet. När det gäller en trust listas alla inkomster som betalas ut till förmånstagare och dokumenten slutar med det återstående saldot.
När redovisningsutlåtandena har upprättats lämnas kopior till berörda parter, liksom domstolen i vissa fall. Mottagarna av utlåtandena ges möjlighet att invända mot något av de föremål som de innehåller. Om ingen invändning registreras kan förvaltaren dela ut intäkterna från stiftelsen och de pengar och egendom som utgör dödsboet.